Kuyumcu dükkânının en çok para dolaşan ama en az kayıt tutulan alanı cari hesaplardır. Toptancıdan mal alınır, bir kısmı ödenir, arada mal iade edilir, bir kısmı takasla kapatılır. Bunların tamamı tek bir hesapta buluşmadığında, ay sonunda kime ne kadar borçlu olduğunuzu ancak telefonla öğrenirsiniz.

Cari hesap nedir?#

Cari hesap, belirli bir kişi ya da firmayla aranızdaki karşılıklı alacak-borç ilişkisinin kronolojik dökümüdür. Kuyumculukta üç tür cari vardır:

• Tedarikçi carisi: Toptancı, imalatçı, rafineri.
• Müşteri carisi: Düzenli alışveriş yapan, hesabı açık kalan müşteriler.
• Meslektaş carisi: Karşılıklı mal alıp veren komşu kuyumcular.

Üçünde de aynı prensip geçerlidir: her hareket ayrı satır, bakiye her satırda güncel.

Hangi kayıt cariye girer, hangisi girmez?#

Dükkânda dolaşan altının hepsi cariye yazılmaz; aynı malı iki kayda birden yazmak bakiyeyi şişirir:

Ayrıntı: borç defteri, emanet takibi, takas kaydı.

İki kolonlu yapı: has ve TL#

Kuyumcu carisini genel muhasebe carisinden ayıran şey budur. Aynı hesapta iki farklı birim döner:

Bu tabloda:

• Has kolonu altın borcunuzu gösterir: 23,82 gram borçlusunuz.
• TL kolonu nakit borcunuzu gösterir: 8.500 TL işçilik borcu.

İkisini tek kolonda birleştirmeye çalışırsanız — örneğin hepsini TL'ye çevirirseniz — fiyat değiştiğinde bakiye kendiliğinden değişir ve mutabakat imkânsızlaşır.

05.07 satırı bu yapının en çok karıştırılan yeridir. TL kolonundaki 200.000, kasadan çıkan nakdi belgelemek için durur; TL bakiyesine eklenmez, çünkü o ödeme altın borcuna sayılmış ve karşılığı has kolonuna +48,780 yazılmıştır. Aynı ödemeyi iki bakiyeye birden saydırırsanız borç iki kez düşer, kendinizi 200.000 TL alacaklı sanırsınız. Kural tektir: bir ödeme yalnızca bir kolonun bakiyesini hareket ettirir.

Hareket türleri#

Cari hesabı etkileyen tipik hareketler:

Sizi borçlandıranlar: mal alışı, işçilik hizmeti, tamir bedeli, komisyon.

Borcunuzu azaltanlar: nakit ödeme, havale/EFT, mal iadesi, hurda gönderimi, takas.

Alacak doğuranlar: müşteriye veresiye satış, meslektaşa mal verme, fazla ödeme.

Her hareketin açıklama alanı doldurulmalıdır. "Ödeme" yazan bir satır, altı ay sonra hangi faturaya karşılık olduğunu söylemez.

Bir cari satırında bulunması gereken alanlar#

Farkların çoğu hesap hatasından değil, eksik alandan doğar:

Milyem ve has çevriminin ayrıntısı için milyem hesaplama ve has altın yazılarımıza bakın.

İşlenmiş örnek: bir ayın toptancı carisi#

Aşağıdaki hesap tek bir tedarikçiyle geçen bir ayı gösterir. Fiyat ve oranlar örnek amaçlı varsayımdır; kendi hesabınızı işlem gününün fiyatıyla yapın.

VARSAYIM: has fiyatı 4.100 TL/gram · işçilik 60 TL/gram · fire %1
DEVİR   : Has −40,000 | TL 0

1) 03.07 — 22 ayar alış, 145,00 gram
   Has      : 145,00 x 0,916 = 132,820
   İşçilik  : 145,00 x 60    = 8.700 TL
   Cari     : Has −132,820 | TL −8.700

2) 08.07 — Havale 200.000 TL (altın borcuna sayılacak)
   Gram     : 200.000 / 4.100 = 48,780
   Cari     : Has +48,780 | TL 0  (bilgi: 200.000 TL nakit çıkışı)

3) 15.07 — Hurda 96,50 gram, milyem 0,830
   Brüt     : 96,50 x 0,830 = 80,095
   Fire %1  : 80,095 x 0,99 = 79,294
   Cari     : Has +79,294 | TL 0

4) 21.07 — İade (03.07 alışından 18,00 gram)
   Has      : 18,00 x 0,916 = 16,488
   İşçilik  : 18,00 x 60    = 1.080 TL geri döner
   Cari     : Has +16,488 | TL +1.080

5) 26.07 — Nakit işçilik ödemesi
   Cari     : Has 0 | TL +6.000

BAKİYE
   Has: −40,000 −132,820 +48,780 +79,294 +16,488 = −28,258 gram
   TL :          −8.700           +1.080  +6.000 =  −1.620 TL

Dökümün üç öğreticiliği var. İade iki kolona birden dokunur: malı geri verince o mala ödeyeceğiniz işçilik de düşer; bunu atlayan dükkân her iadede işçilik bedeli kadar fazla öder. Hurda, fire kesintisinden sonra yazılır: brüt 80,095'i yazarsanız 0,801 gram fazla alacak görünür, rafineri raporu gelince fark çıkar (fire). Üçüncüsü, bu bakiyeyi "yaklaşık 117.500 TL borcum var" diye özetlemek yalnızca o günkü fiyat için doğrudur; borç gram olarak sabittir.

Mutabakat nasıl yapılır?#

Mutabakat, iki tarafın kayıtlarını karşılaştırıp aynı bakiyede buluşmasıdır. Pratik yöntem:

1. Dönem belirleyin. "1 Haziran – 30 Haziran" gibi net bir aralık.
2. Kendi dökümünüzü çıkarın. Tarih, açıklama, has, TL kolonlarıyla.
3. Karşı tarafın dökümünü isteyin.
4. Satır satır eşleştirin. Fark genelde şu üç yerden çıkar:
   • Bir tarafın kaydettiği, diğerinin kaydetmediği hareket
   • Farklı tarihe yazılmış aynı hareket
   • Nakit ödemenin farklı gram karşılığıyla düşülmesi
5. Farkı yazılı olarak kapatın. Sözlü mutabakat, bir sonraki dönem yeniden tartışılır.

Yazılı metin kısa olabilir ama şunları taşımalıdır: dönem aralığı, devir bakiyesi, dönem sonu bakiye (has ve TL ayrı), iki kişinin adı ve tarih. "Mutabıkız" diyen tek satır, hangi hareketlerin dahil olduğunu göstermez.

Fark nereden çıkar? Belirtiye göre teşhis#

Fark bulduğunuzda dökümü baştan taramayın; farkın şekli çoğu zaman sebebini söyler:

Net has pozisyonu#

Cari hesapların asıl faydası, dükkânın gerçek durumunu tek satırda görmenizi sağlamasıdır:

Net has pozisyonu = Stok has + Alacak has − Borç has

Örnek#

Bu rakam, dükkânın altın cinsinden net varlığıdır. Ay ay takip edildiğinde işletmenin gerçekten büyüyüp büyümediğini gösterir — TL cirosunun aksine, fiyat artışıyla şişmez.

Pratik karşılığı şudur: fiyat yükseldiğinde cironuz da, stok değeriniz de, TL borcunuz da birlikte artar; üçü şiştiği için iyi bir ay geçirilmiş hissi doğar. Oysa net pozisyon 219,070 gramda kaldıysa dükkân o ay büyümemiştir. Tersi de geçerli: fiyat düşerken pozisyon 231,400'e çıktıysa kazanmışsınızdır.

Kenar durumlar: kural ne zaman farklı işler?#

Ödeme hangi kolona sayılacak? Nakdin altın borcunu mu işçilik borcunu mu kapattığı anlaşmaya bağlıdır. Belirtmezseniz karşı taraf kendi işine geleni düşer; açıklamaya "işçilik borcuna mahsuben" ya da "altın borcuna, 4.100'den 48,780 gram" yazın.

Borç yokken yapılan ödeme. Avans bakiyeyi eksiden artıya çevirir; alacaklı duruma geçersiniz. Bu ters bakiye hata değildir ama firmayla çalışmayı bıraktığınızda unutulur.

Dövizle ödeme. İki çevrim üst üste biner: döviz→TL ve TL→gram. Satırda üç rakam da bulunmalıdır: döviz tutarı, kur, çıkan gram. Yalnız "1.500 USD" yazan satır savunulamaz.

Faturalı satışta hata bulunması. Faturası kesilmiş satış kilitlenir; düzeltme eski satırı değiştirerek değil ters kayıt ekleyerek yapılır (faturalı satış neden kilitlenir).

Tahsil edilemeyen alacak. Dönmeyen alacağı silmek geçmişi yok eder ve net pozisyonu olduğundan iyi gösterir; satırı yerinde bırakıp hesabı "takipte" diye ayırın.

Şube arası mal hareketi. İç transfer cariye yazılmaz; yazarsanız kendinize borçlu görünürsünüz (çoklu şube).

Tezgâh seviyesinde: günlük ve haftalık rutin#

İşlem anında (30 saniye). Satırı mal gelirken ya da ödeme yapılırken açın. "Akşam yazarım" diye biriktirilen üç hareketin en az biri gramajıyla değil, hatırlandığı kadar yazılır.

Gün sonunda (5 dakika). Cariye giren ödeme ve tahsilatları kasadan çıkan/giren nakitle karşılaştırın; fark aynı gün bulunur, ertesi gün hangi işleme ait olduğu belirsizleşir (kasa kapanışı).

Haftada bir (5 dakika). Ters bakiyeli hesapları (unutulmuş avanslar) ve otuz gündür hareketsiz hesapları (unutulmuş alacaklar) süzün.

Ayda bir. Üç büyük tedarikçiyle mutabakat ve net has pozisyonu ölçümü — her ay aynı gün.

Sık yapılan hatalar#

• Aynı kişi için birden fazla hesap. "Ahmet Toptancı" ve "Ahmet Bey" ayrı kayıtlar olarak açılırsa bakiye ikiye bölünür.
• Mal iadesini kaydetmemek. İade edilen mal cariden düşülmezse borcunuz olduğundan fazla görünür.
• Takası unutmak. Karşılıklı mal değişimi iki cari hareketi birden doğurur; tek tarafı yazmak fark üretir.
• Bakiyeyi ezmek. Yeni bakiyeyi yazıp eski satırı silmek, geçmişi yok eder. Hareketler asla silinmez, yalnızca eklenir.
• Has fiyatını yazmadan ödeme düşmek. "200.000 TL ödendi, 48 gram düşüldü" satırı hangi fiyatın kullanıldığını göstermez; karşı taraf başka fiyattan hesapladığını söylerse itiraz dayanağınız kalmaz.
• İşçiliği has kolonuna gömmek. İşçiliği grama çevirip altın borcuna eklemek borcu yüksek gösterir, fiyat değiştikçe sapma büyür (işçilik fiyatlama).
• Hesabı çalışana açmak. "Ali'nin müşterisi" diye açılan hesap, Ali ayrıldığında sahipsiz kalır.
• Toplam formülünü kırmak. Excel'de toplam aralığının dışında kalan satır bakiyeye hiç girmez ve hata ekranda görünmez (Excel neden yetersiz).

Cari kayıtlarını ne kadar saklamalısınız?#

Kıymetli maden, taş veya mücevher alım satımı yapanlar MASAK bakımından yükümlüdür; kayıtlar denetimde istenebilir. Tedbirler Yönetmeliği md.46/1'e göre belge ve kayıtlar sekiz yıl saklanır: belgelerde düzenleme tarihinden, defter ve kayıtlarda son kayıt tarihinden, kimlik tespitine ilişkin kayıtlarda son işlem tarihinden itibaren. Hesabı kapatabilirsiniz, dökümü silemezsiniz.

Cari hesabın ikinci işlevi de buradan çıkar: aynı kişiyle yapılan işlemlerin toplamını gösterir. Kimlik tespiti yükümlülüğü, işlem tutarı ya da bağlantılı birden fazla işlemin toplam tutarı 185.000 TL veya üzerinde olduğunda doğar (md.5/1-(b)); sürekli iş ilişkisi tesisinde ise tutar gözetmeksizin (md.5/1-(a)). Tek tek eşiğin altında kalan işlemlerin toplamını ancak kişi bazlı bir döküm görünür kılar. Ayrıntı için kimlik tespiti, bağlantılı işlemler ve saklama süresi yazılarımıza bakın; güncel tutarları resmî kaynaktan teyit edin: masak.hmb.gov.tr.

Nereden başlamalı?#

Bugün için en somut adım: en çok çalıştığınız üç tedarikçiyle mutabakat yapmak. Çoğu dükkânda bu üç hesap toplam cari hacminin büyük kısmını oluşturur ve ilk mutabakatta genellikle iki-üç kaydedilmemiş hareket ortaya çıkar.

Sonraki adım, çıkan bakiyeyi açılış devri olarak sabitlemektir. Geçmiş yılları baştan yazmak çoğu dükkânda yarım kalır; mutabık kalınan günü sıfır noktası saymak iki haftada işleyen bir cari üretir.

Cari, stok, emanet ve borç kalemlerinin tek yerde toplandığı bir düzen için kuyumcu programı rehberimize, taksitli alacakların has bazlı takibi için borç defteri yazımıza göz atabilirsiniz.