Kuyumcuda stok takibi, "kaç parça var" sorusunun cevabından ibaret değildir. Aynı raftaki iki bilezik aynı gramda olabilir ama biri 22 diğeri 14 ayarsa, dükkânınıza kattıkları değer arasında neredeyse iki kat fark vardır. Bu yazıda stok takibinin kuyumculuğa özgü nasıl kurulacağını anlatıyoruz.

Stok kartında bulunması gereken alanlar#

Her stok kalemi için tutulması gereken asgari bilgi seti şudur:

En sık atlanan alan konumdur. Tamire gönderilen ya da teşhirde duran malın nerede olduğu yazılmazsa, sayım gününde eksik gibi görünür.

Gram toplamı neden yanıltıcıdır?#

Diyelim ki stok listenizin altında "Toplam: 340 gram" yazıyor. Bu rakam tek başına hiçbir şey söylemez.

340 gram mal, 253,47 gram has değerindedir. Aynı 340 gramın tamamı 22 ayar olsaydı 311,44 gram has ederdi. Aradaki 57,97 gramlık fark, yalnızca ayar dağılımından kaynaklanır.

Bu yüzden stok raporunun en üst satırı gram değil, has olmalıdır. Has hesabının ayrıntısını ayrı bir yazıda anlattık.

Stoktan ayrı izlenmesi gereken kalemler#

Dükkânda duran her mal sizin stoğunuz değildir, sizin olan her mal da dükkânda durmaz. Dört ayrı grup vardır:

1. Emanet (müşteriden alınan)#

Dükkânda durur, size ait değildir. Kendi stoğunuza karıştırılmamalıdır. Emanet takibinin nasıl kurulacağını ayrıntılı ele aldık.

2. Emanet (müşteriye verilen)#

Size aittir ama dükkânda değildir. Stoktan düşülür, "emanette" kaleminde izlenir.

3. Tamirdeki mal#

Ustaya gönderilmiştir. Fiziksel olarak dükkânda değildir ama satılamaz da. Ayrı bir konum etiketiyle stokta kalmalıdır.

4. Teşhir / numune#

Satılabilir stoktur ama vitrinde olduğu için sayımda farklı yerde aranır.

Stok hareketleri: neyin ne zaman düşeceği#

Stok yalnızca satışta azalmaz. Azaltan ve artıran tüm hareketleri kayda bağlamak gerekir:

Stoğu artıranlar: toptancıdan alış, hurda alımı, takas girişi, tamirden dönüş, müşteriden iade.

Stoğu azaltanlar: satış, takas çıkışı, tamire gönderme, emanete verme, rafineriye gönderme.

Bu hareketlerin her biri aynı anda hem stok hem cari hem de kasa tarafını etkiler. Örneğin toptancıdan alınan mal stoğu artırırken cari hesabınıza borç yazar. İki tarafı ayrı ayrı elle yazmak, birini unutma riskini doğurur.

Sayım nasıl yapılır?#

Hazırlık#

• Sayım gününü ve saatini önceden belirleyin; sayım sırasında satış yapılmamalıdır.
• Sayım listesini kayıtlı stoktan bakmadan doldurun. Listeye bakarak sayım yapmak, beklediğinizi görmenize yol açar.
• Terazi kalibrasyonunu kontrol edin.

Sayım#

• Konum bazlı ilerleyin: vitrin, kasa, çekmece, tamirdeki.
• Her kalemin gram ve ayarını ayrı ayrı yazın; gruplamayın.
• Damgası okunmayan kalemleri "ayar tespiti gerekli" olarak ayırın.

Karşılaştırma#

Sayım bitince kayıtlı stokla karşılaştırın. Farkları gram ve has olarak ayrı ayrı görün — bazen gram tutar ama has tutmaz, bu ayar giriş hatasına işaret eder.

İşlenmiş örnek: bir aylık stok ve sayım hesabı#

Aşağıdaki rakamlar örnek amaçlıdır, gerçek bir dükkâna ait değildir. Ayar kırılımlı bir stoğun ay başından ay sonuna nasıl izleneceğini adım adım gösterir.

ADIM 1 — AÇILIŞ STOĞU (1 Temmuz)
  22 ayar  210,00 g × 0,916 = 192,360 has
  18 ayar   96,00 g × 0,750 =  72,000 has
  14 ayar  140,00 g × 0,585 =  81,900 has
  ------------------------------------------
  Toplam   446,00 g          = 346,260 has

ADIM 2 — AY İÇİ HAREKETLER
  (+) Toptancı alışı   22 ayar  80,00 g =  +73,280 has
  (+) Hurda alımı      14 ayar  45,00 g =  +26,325 has
  (-) Satış            22 ayar 132,00 g = -120,912 has
  (-) Satış            18 ayar  40,00 g =  -30,000 has
  (~) Tamire gönderme  22 ayar  12,00 g =   konum değişti, stoktan DÜŞMEZ

ADIM 3 — BEKLENEN KAPANIŞ
  346,260 + 73,280 + 26,325 - 120,912 - 30,000 = 294,953 has

ADIM 4 — FİZİKSEL SAYIM (31 Temmuz)
  Vitrin + kasa 22 ayar  146,00 g = 133,736 has
  Vitrin + kasa 18 ayar   56,00 g =  42,000 has
  Vitrin + kasa 14 ayar  181,60 g = 106,236 has
  Ustadaki      22 ayar   12,00 g =  10,992 has
  ------------------------------------------
  Sayım toplamı                   = 292,964 has

ADIM 5 — FARK
  294,953 - 292,964 = 1,989 has EKSİK
  Gram karşılığı: 14 ayarda 3,40 g eksik (185,00 beklenen, 181,60 sayılan)

Fark tek ayarda ve tek yönde çıkmış. Bu, dağınık bir kayıp değil belirli bir işlemdeki hatanın izidir. Sebep şuydu: hurda alımında tartılan 45,00 gramın içinden lehim ve taş ayıklanmış, rafineriye 41,60 gram gitmiş, stok kartındaki gram güncellenmemişti. Hurda alımı ve fire tarafındaki en yaygın kayıt boşluğu budur.

Sayım farkı çıkınca#

Farkın büyük kısmı kayıp değildir. Sırasıyla şunları kontrol edin:

1. Kaydedilmemiş emanet. En yaygın sebep budur.
2. Unutulmuş tamir. Ustadaki mal listede yoksa eksik görünür.
3. Yanlış ayar girişi. 18 ayar girilmesi gereken kalem 22 girilmişse has fazla çıkar.
4. Çift kayıt. Aynı mal iki kez girilmişse fazla görünür.
5. Fire. Tamir ve döküm işlemlerinde küçük kayıplar normaldir.

Sebebi bulunamayan fark silinmez; "sayım farkı" adıyla ayrı bir kalemde tutulur. Bu kalemin zaman içindeki seyri, sistemde yapısal bir sorun olup olmadığını gösterir.

Farkın şeklinden sebebini okumak#

Farkın nasıl dağıldığı, sebebi neredeyse tek başına söyler. Sayım sonucunu bu tabloya oturtun:

Aynı sebep üst üste iki sayımda çıkıyorsa sorun dikkatsizlik değil süreçtir: mal tezgâha geldiğinde girilmeyen kayıt, akşam hatırlanarak doğru girilmez.

Sık yapılan hatalar#

Hurda kavanozunu stok saymamak. Tezgâh altında biriken kırık zincir ve tek küpe de altındır. Kayıtta yoksa rafineriye gönderildiği gün ay sonu has toplamı sebepsiz sıçrar. Kavanoz, tahmini gramla da olsa ayrı bir kalem olarak açılmalıdır.

Satılan malı akşam toplu girmek. Beş satışı akşam birden yazmak bir kalemi unutmayı garanti eder. Üstelik unutulan kalem sayımda görünmez: hem stoktan düşmemiş hem kasaya girmiştir, iki hata birbirini gizler.

Takas girişini yalnızca fark üzerinden yazmak. Müşteri 22 ayar 30 gram getirip 40 gram alıyorsa "10 gram sattım" demek stoğu bozar. Gelen 30 gram ayrı giriş, çıkan 40 gram ayrı çıkıştır — düzeni takas işleminin kaydı yazısında ele aldık.

Ziyneti gramla, külçeyi adetle takip etmek. Çeyrek, yarım ve tamda esas adettir; külçe ve bilezikte gram. İkisini karıştırınca sayım sonucu "4 çeyrek eksik" yerine izlenemeyen bir "6,4 gram eksik" olur.

Fire kalemi açmamak. Tamir ve dökümdeki fire işin doğal parçasıdır. Ayrı kalemi yoksa her ay küçük bir eksik "sebebi bulunamayan fark" havuzuna düşer; altı ay sonra o havuz hiçbir şey anlatmaz.

Aynı malı iki kişinin girebilmesi. Yetki ayrımı yoksa aynı alışı hem usta hem çırak girer. Çift kayıt sayımda "fazla" görünür ve gerçek bir eksiği maskeler. Personel yetkilendirmesi bu yüzden veri doğruluğu meselesidir.

Kenar durumlar: kural ne zaman farklı işler?#

Yukarıdaki "her şeyi has üzerinden topla" kuralı, birkaç durumda olduğu gibi uygulanamaz.

Taşlı ürünler. Taşın ağırlığı altın değildir. 12,80 gram brüt bir yüzüğün 1,30 gramı taşsa has hesabı 11,50 gram üzerinden yapılır; brüt gramı has'a çevirmek stoğunuzu olduğundan değerli gösterir. Taş gramı ölçülmemişse kalem has toplamına girmez, "taşlı — has hariç" grubunda tutulur.

Gümüş, platin ve paladyum. Altın has'ına toplanamazlar; her biri kendi metalinde ayrı toplam ister. Aynı vitrinde durmaları aynı satırda toplanabilecekleri anlamına gelmez (ayrıntı).

Kaplama ürünler. Altın miktarı ölçülebilir değildir; bu kalemler adet bazlı izlenir ve has toplamına sıfır katkıyla girer.

Damgası okunmayan eski mallar. Ayar tespiti yapılana kadar tahminle giriş, birikimli sapmanın en yaygın kaynağıdır. Ayrı grupta bekletilir, mihenk ya da cihaz ölçümü sonrası gerçek ayarıyla ana stoğa alınır.

Şubeler arası transfer. Yoldaki mal hiçbir yerde sayılmazsa kaybolur, iki yerde sayılırsa çift görünür. Transfer "yolda" konumuyla açık bir hareket olarak kaydedilir ve karşı şube teslim aldığında kapatılır (çoklu şube yönetimi).

Faturası kesilmiş satışlar. Belge ile kayıt birbirine bağlandığı için stok tarafı geriye dönük düzeltilemez; düzeltme kaydı değiştirerek değil belge sürecinden geçilerek yapılır (neden kilitlenir).

Tezgâh seviyesinde pratik#

Bu yazıdaki her şey, günlük işte üç alışkanlığa iner.

Kayıt anı = teslim anı. Mal el değiştirdiği anda kayıt girilir. Tezgâhta müşteri varken telefondan iki alan doldurmak on saniye sürer; akşam hatırlamaya çalışmak ise ya eksik ya yanlış olur. Kayıt cihazdan bağımsız olduğunda bu daha kolay hâle gelir; iOS, Android ve web'de tek hesap düzeninde tezgâhtaki telefondan girilen kayıt arkadaki bilgisayarda anında görünür.

Çok kalemli işi tek seferde girin. Toptancıdan on kalem geldiğinde bunları tek tek girmek hem uzun sürer hem de araya giren bir müşteri yüzünden yarıda kalır. Kalemleri sepete ekleyip tek işlemde kaydetmek, hem cari tarafını hem stok tarafını aynı anda kapatır. Toplu alış ve satış kaydı tam olarak bunun için vardır.

Gün sonunda üç rakama bakın. Kapanışta günün has girişi, has çıkışı ve kasa bakiyesi karşılaştırılır. Üçü tutuyorsa o gün temiz kapanmıştır; tutmuyorsa hatayı aramak için 24 saatlik bir pencereniz vardır, 30 günlük değil. Bu rutini gün sonu kasa kapanışı yazısında adım adım anlattık.

Haftada bir de kısmi sayım ekleyin: yalnızca en hızlı dönen iki cinsi sayın. Yirmi dakika sürer ve ay sonu farkının büyük kısmını daha doğduğu hafta yakalar.

Devir hızını ölçmek#

Stok takibinin gözden kaçan faydası, hangi malın ne kadar süredir raflarda durduğunu göstermesidir. Giriş tarihi tutulan bir sistemde şu soruların cevabı bir bakışta görülür:

• 6 aydan uzun süredir satılmayan kalemler hangileri?
• Hangi ayar ve cins daha hızlı dönüyor?
• Sezonluk talep hangi kalemlerde yoğunlaşıyor?

Yavaş dönen stok, kasada duran nakit demektir. Bu kalemleri erken tespit edip toptancıyla takas ya da kampanya yoluyla değerlendirmek, sermayeyi serbest bırakır.

Nereden başlamalı?#

Bugün yapabileceğiniz en etkili adım: tek seferlik bir açılış sayımı yapıp her kalemi ayar kırılımıyla kayda geçirmek. Bu liste, kuracağınız her sistemin başlangıç noktasıdır ve bir kez doğru kurulduğunda sonraki tüm hareketler üzerine oturur.

Stoğun yanı sıra emanet, borç ve cari hesapların aynı sistemde toplanmasını istiyorsanız kuyumcu programı rehberimize göz atabilir, hızlı has ve TL hesabı için hesaplama aracımızı kullanabilirsiniz.