Kuyumcuda Toplu Alış ve Satış Kaydı Nasıl Tutulur?

Bir müşteri gelin seti alıyor: bilezik, kolye, küpe, yüzük. Ya da toptancıdan tek seferde on beş kalem mal geliyor. Bunları nasıl kaydedeceğiniz, ilk bakışta önemsiz görünen ama üç ay sonra iade ya da sayım anında karşınıza çıkan bir karardır.

Tek satır mı, çok satır mı?#

Kolay yol, tüm kalemleri toplayıp tek satır yazmaktır: "Gelin seti, 62 gram, 22 ayar, 285.000 TL". Bu kayıt işlem anında yeterli görünür ama üç sorun doğurur:

1. İade#

Müşteri küpeyi iade etmek istediğinde, tek satırlık kaydı bölemezsiniz. Küpenin kaç gram olduğunu hatırlamak ya da yeniden tartmak gerekir.

2. Stok düşümü#

Stoktan hangi kalemlerin düştüğü belirsizdir. Sayım gününde bilezik hâlâ stokta görünüyor olabilir.

3. Karma ayar#

Sette 22 ayar bilezik ile 18 ayar yüzük varsa, "62 gram, 22 ayar" kaydı has hesabını bozar. Has hesabında her kalem kendi milyemiyle çarpılmalıdır.

Doğru yapı: grup + kalemler#

Çözüm, iki katmanlı bir kayıt yapısıdır:

Üst katman (grup): müşteri, tarih, ödeme şekli, toplam tutar, toplam has.

Alt katman (kalemler): her biri kendi cins, gram, ayar, milyem, işçilik ve tutar bilgisiyle.

Bu tabloda toplam gram 58 ama toplam has 50,605. Tek satırda "58 gram 22 ayar" yazsaydınız has 53,128 çıkardı: 2,5 gramlık hata.

İşlenmiş örnek: dört kalemlik seti baştan sona hesaplayın#

Aynı setin fişini adım adım çıkaralım. Fiyat açıkça varsayımdır; kendi hesabınızda o anki canlı fiyatı kullanın.

VARSAYIM: has altın gram satış fiyatı 4.150 TL
(örnek amaçlı seçilmiş bir rakamdır, güncel fiyat değildir)

1) SAF HAS = gram x ayar milyemi
   Bilezik  24,60 x 0,916 = 22,5336
   Kolye    18,20 x 0,916 = 16,6712
   Küpe      9,40 x 0,750 =  7,0500
   Yüzük     5,80 x 0,750 =  4,3500
   Saf has toplamı        = 50,6048

2) İŞÇİLİK HASI = gram x işçilik milyemi
   Bilezik  24,60 x 0,028 = 0,6888
   Kolye    18,20 x 0,032 = 0,5824
   Küpe      9,40 x 0,045 = 0,4230
   Yüzük     5,80 x 0,050 = 0,2900
   İşçilik toplamı        = 1,9842

3) KALEM SATIŞ HASI = saf has + işçilik hası
   Bilezik 23,2224 | Kolye 17,2536 | Küpe 7,4730 | Yüzük 4,6400
   Toplam satış hası      = 52,5890

4) TUTAR = kalem satış hası x 4.150
   96.372,96 + 71.602,44 + 31.012,95 + 19.256,00
   SEPET TOPLAMI          = 218.244,35 TL

Şimdi aynı seti "kolay yol"la yazalım: toplam gram, baskın ayar, tek işçilik.

Tek satır: "58,00 gram 22 ayar, 30 milyem işçilik"

   58,00 x 0,916 = 53,1280  saf has
   58,00 x 0,030 =  1,7400  işçilik hası
   Toplam 54,8680 x 4.150  = 227.702,20 TL

FARK: 227.702,20 - 218.244,35 = 9.457,85 TL

Bu fark, 18 ayar küpe ile yüzüğü 22 ayar saymanın sonucudur: satışta müşteriden fazla istersiniz, alışta aynı hatayı ters yönde yapıp kendinize zarar yazarsınız. Milyemin kalem bazında tutulma sebebi budur; ara toplam için hesaplama aracı tezgâhta açık durabilir.

Toplu alışta aynı mantık#

Toptancıdan gelen sevkiyat da aynı yapıyla kaydedilmelidir. Farkı, kalemlerin stoğa giriş yapmasıdır:

• Her kalem stok kartına ayrı ayrı eklenir.
• Grup, cari hesabınıza tek borç satırı olarak yazılır.
• İrsaliye ya da fatura numarası grup üzerinde tutulur.

Böylece "12 Temmuz'da gelen sevkiyattaki mallar hangileriydi?" sorusunun cevabı tek tıkla alınır. Cari hesap takibi yazımızda bu borç satırının nasıl işlediğini anlattık.

Aynı iskelet, farklı sonuç#

Sepet mantığı dört yerde de aynıdır; değişen, kaydın nereye dokunduğudur:

Emanet stoğa karışırsa sayımda kendi malınız gibi görünür ve envanteriniz şişer; bu yüzden ayrı tutulur.

Grup silme: hep birlikte#

Çok kalemli bir kayıt yanlış girildiğinde, kalemleri tek tek silmek yarım kalmış gruplar üretir: dört kalemin ikisi silinir, ikisi kalır ve toplamlar tutmaz.

Doğru davranış: grup bir bütün olarak silinir, altındaki tüm kalemler ve stok hareketleri birlikte geri alınır. Bu, kayıt sisteminin sağlaması gereken temel bir garantidir.

Seri ürünlerde adet kullanımı#

Her kalem ayrı satır kuralının makul bir istisnası vardır: aynı cins, aynı ayar, aynı gramdaki seri ürünler. Örneğin 20 adet çeyrek altın için 20 satır açmak gereksizdir; tek satırda adet bilgisiyle tutulabilir.

Ölçüt şudur: kalemler birbirinden ayırt edilemiyorsa toplanabilir. Ayırt edilebiliyorsa (farklı gram, farklı model, farklı ayar) ayrı satır olmalıdır.

Birleştirme kararı: örnek senaryolar#

Altı tipik durum:

Kenar durumlar: kural ne zaman farklı işler?#

Bunlar kuralın istisnası değil; kuralın üzerine binen ikinci harekettir.

Sepette takas varsa#

Müşteri eski bileziğini verip yeni set alıyorsa, verilen mal sepetin "eksi kalemi" değildir. Doğru kayıt iki harekettir: bir toplu satış, bir alış; fark tahsilat satırında görünür. Sepete negatif tutar yazarsanız o mal stoğa hiç girmez, eritmeye gönderdiğinizde nereden geldiğini gösteremezsiniz. Takas bu yüzden ayrı tutulur.

Ödeme bölünmüşse#

Sepet tek kalır, ödeme satırları çoğalır. Grubu ödeme türüne göre bölerseniz sepet raporunuz bozulur, gün sonu kasa kapanışında nakdi iki yerden toplamak zorunda kalırsınız.

Fiyat sepet açıkken değişirse#

Çok kalemli satış on beş dakika sürebilir; ilk kalemdeki has fiyatı sonuncuda aynı olmayabilir. Kural: sepet kapanırken tüm kalemler tek fiyat anına sabitlenir. Aksi hâlde aynı fişte iki gram fiyatı olur ve müşteriye açıklayamazsınız.

Bir kalem satış, bir kalem emanet ise#

Müşteri üç parçayı alıp dördüncüyü ölçü için bırakıyorsa o parça sepetten çıkarılır; sepette kalırsa mal fiziken sizde durur ama kayıtta satılmış görünür.

Grup faturalandıysa#

Faturalanan satış kilitlenir; ne düzenlenir ne silinir. Yol, kaydı silmek değil faturayı usulüne uygun iptal etmektir. Nedeni faturalı satış neden kilitlenir yazısında.

Kalemler farklı şubeden çıkıyorsa#

Kalem hangi şubenin kasasından çıktıysa o şubeye yazılır; tek sepetle iki şubenin stoğunu düşürmek sayımı karıştırır.

MASAK tarafı: sepet tek işlem sayılır#

Tedbirler Yönetmeliği md.5/1-(b), işlem tutarının ya da birbiriyle bağlantılı birden fazla işlemin toplam tutarının 185.000 TL veya üzerinde olması hâlinde kimlik tespitini zorunlu tutar. Yukarıdaki sette hiçbir kalem tek başına eşiğe yaklaşmaz, sepet toplamı aşar. İki sonuç:

• Sepeti bölmek çözüm değildir. Dört kalemi dört fişe dağıtmak yükümlülüğü kaldırmaz; bağlantılı işlem sayılır.
• Sürekli iş ilişkisinde eşik beklenmez. md.5/1-(a) uyarınca kimlik tespiti tutar gözetmeksizin yapılır; ilk sevkiyat küçük olsa da geçerlidir.

Kalem kırılımının saklanması da buraya bağlanır: md.46/1 sekiz yıl saklama getirir. Bu süre belgelerde düzenleme, defter ve kayıtlarda son kayıt, kimlik tespitine ilişkin belge ve kayıtlarda son işlem tarihinden itibaren işler. "Sepet toplamı 218.244 TL" bilgisi yıllar sonraki soruya cevap vermez; hangi kalemin kaç gram olduğu da kayıtta durmalı (saklama süresi).

Sık yapılan hatalar#

Dört hata öne çıkar; bedelleri farklı yerde ödenir.

Dördüncüsü en sinsisidir: bir kalem iade edilince grubu silip kalanları yeniden yazarsanız satış tarihi bugüne kayar, mart satışı nisan cirosuna girer.

Beşinci hata: sepeti kaydetmeden müşteriyi uğurlamak. Telefon çalar, sepet kapanmadan ekran değişir; kaydedilmemiş sepet hiç girilmemiş kayıttan kötüdür, çünkü mal tezgâhtan çıkmıştır.

Tezgâh seviyesinde: sepeti doldurma sırası#

Sırayı sabitlemek hata kaynağını kurutur:

1. Önce müşteriyi seçin. Sonradan müşteri aramak yarım sepetle ekran değiştirmeye yol açar.
2. Her parçayı tek tek tartın ve hemen yazın. Birlikte tartıp sonra dağıtmak gram hatasının kaynağıdır.
3. Ayarı gramla birlikte girin. Boş bırakılan tek bir ayar alanı toplam hası bozar.
4. İşçiliği kalemin yanında yazın. On dakika sonra hangi parçanın işçiliğini hatırlamazsınız.
5. Sepet toplamını müşteriye okuyun: kalem sayısı, toplam gram, toplam tutar. Sesli söylenen bu üç sayı hatayı tahsilattan önce yakalar.
6. Ödemeyi ve takası ayrı satıra yazın.
7. Kaydı kapatın, sonra fatura kesin. Ters sıra, kilitli kayıtla uğraşmak demektir.

Pratik faydalar#

Grup yapısı kurulduğunda kendiliğinden gelen faydalar:

• Hızlı giriş. Müşteri bilgisi bir kez girilir, kalemler arka arkaya eklenir.
• Tutarlı ödeme. Grup tek ödeme kaydıyla kapanır; dört ayrı tahsilat satırı oluşmaz.
• Doğru rapor. "Ortalama sepet tutarı" ve "işlem başına kalem sayısı" gibi göstergeler ancak grup yapısıyla ölçülebilir.
• Temiz cari. Toptancı carisinde on beş satır yerine tek sevkiyat satırı görünür.

Nereden başlamalı?#

Çok kalemli satışlarınızı bir hafta boyunca kalem kalem yazın. İlk bakışta yavaş görünür, ama ay sonunda iade ve sayım tarafında kazandırdığı zaman farkı hemen belli olur.

Toplu kayıt yapısının stok, cari ve fatura tarafıyla nasıl bütünleştiğini kuyumcu programı rehberimizde anlattık.

Saray Altın'da toplu alış, satış, stok ve emanet aynı sepet mantığıyla çalışır: kalemler tek tek eklenir, grup tek kayıt görünür, grup silinince bütün kalemler birlikte geri alınır.