Gün sonu kapanışı, kuyumculuğun en çok atlanan ama en çok işe yarayan rutinidir. Amacı yalnızca kasadaki parayı saymak değil, günün tamamının kayıtla tutup tutmadığını doğrulamaktır. Fark küçükken yakalanır; ertesi güne devredilirse iz sürmek imkânsızlaşır.
Kapanışın üç ayağı
1. Nakit
Kasadaki fiziksel para sayılır ve şu denklemle karşılaştırılır:
Açılış nakit + Nakit tahsilatlar − Nakit ödemeler − Kasadan çekilen = Kapanış nakdi
Fark çıkarsa sırasıyla bakılır: kaydedilmemiş küçük ödeme (kargo, çay, servis), bozukluk hatası, kasadan alınıp yazılmayan tutar.
2. Has pozisyonu
Günün altın hareketleri:
Açılış has + Alışlar + Hurda girişi − Satışlar − Takas çıkışı = Kapanış has
Bu rakam, gün sonunda fiziksel olarak dükkânda olması gereken has miktarını verir. Stok takibi yazımızda anlattığımız emanet ve tamir kalemleri de denkleme dahil edilmelidir.
3. Kart ve havale
POS gün sonu raporu ile kayıtlı kart tahsilatları karşılaştırılır. Havale ve EFT'ler banka hesap hareketinden teyit edilir. Bu ayak en kolay atlanan ayaktır; çünkü para "gelmiş görünür" ama bankaya düşmemiş olabilir.
Üç ayağın dışında kalanlar
Dükkânda duran her altın sizin değildir. Şu kalemler ayrı listede izlenir, kasa veya stok denklemine karıştırılmaz:
- Emanet ve tamir malı: müşterinindir; stok has'ına eklenirse pozisyonunuz yüksek görünür (emanet takibi).
- Sipariş kaporası: para girmiş, mal çıkmamıştır; ciroya yazılırsa teslim gününde ikinci kez gelir sayılır.
- Vadeli satış: has çıkmış, nakit girmemiştir; alacak olarak borç defterine düşer.
- Bozukluk kasası: sayıma girer, gelire girmez.
Gün sonu farklarının büyük bölümü bu dört kalemden çıkar.
Adım adım kapanış
| Sıra | İşlem | Süre |
|---|---|---|
| 1 | Gün içi kayıtları tamamla (bekleyen fiş kalmasın) | 3 dk |
| 2 | Kasadaki nakdi say | 3 dk |
| 3 | POS gün sonu raporunu al, karşılaştır | 2 dk |
| 4 | Has pozisyonunu kontrol et | 3 dk |
| 5 | Açık emanet ve borç listesine göz at | 2 dk |
| 6 | Farkları not et, sebebi bulunanları düzelt | 2 dk |
Toplam 15 dakika. Bu rutini her gün aynı saatte yapmak, alışkanlık haline getirmenin en kolay yoludur.
Günün gerçek göstergesi: net has değişimi
Ciro, kuyumcuda yanıltıcı bir göstergedir. 500.000 TL ciro yapmış olabilirsiniz, ama bu paranın büyük kısmı satın aldığınız altının maliyetidir.
Anlamlı gösterge şudur:
Günün net kazancı = (Satış has − Alış has) + İşçilik geliri
Örnek gün
| Hareket | Has (gram) | TL |
|---|---|---|
| Satışlar | −86,400 | +368.000 |
| Alışlar (müşteriden) | +71,200 | −292.000 |
| Hurda alımı | +18,500 | −74.000 |
| İşçilik geliri | - | +6.400 |
| Net | +3,300 | +8.400 |
Bu gün dükkân 3,3 gram has kazandı ve kasaya 8.400 TL net girdi. Ciro 368.000 TL olmasına rağmen gerçek kazanç bu iki satırdır.
İşlenmiş örnek: bir salı gününün kapanışı
Aşağıdaki hesapta has altın birim fiyatını 4.250 TL/gram varsayıyoruz: örnek amaçlı sabit bir varsayımdır; gerçekte kaydın yapıldığı andaki fiyatı kullanırsınız. Milyem karşılıkları için milyem hesaplama yazımıza bakın.
VARSAYIM: has birim fiyatı 4.250 TL/gr (örnek)
AÇILIŞ: kasa 42.000 TL | stok has 1.860,000 gr
1) SATIŞ 22 ayar bilezik 18,40 gr
has: 18,40 × 0,916 = 16,854 gr
bedel: 16,854 × 4.250 = 71.630 + işçilik 2.200 = 73.830 TL
tahsilat: 30.000 nakit + 43.830 kart
2) SATIŞ 4 çeyrek (has 1,60 gr/adet kabulüyle)
has: 6,400 gr | bedel: 27.200 + prim 1.400 = 28.600 TL nakit
3) ALIŞ 14 ayar hurda 26,30 gr
fiziksel has: 26,30 × 0,585 = 15,386 gr
ödenen has: 26,30 × 0,570 = 14,991 gr → 63.700 TL nakit
fire/makas payı: 15,386 − 14,991 = 0,395 gr
4) EMANET tamir bileziği 12,00 gr → has 10,992 gr (STOK DEĞİL)
5) NAKİT GİDER 2.000 TL 6) BANKAYA YATIRILAN 20.000 TL
KASA 42.000 +30.000 +28.600 −63.700 −2.000 −20.000 = 14.900 beklenen
sayım 14.840 → FARK −60 TL
HAS 1.860,000 −16,854 −6,400 +15,386 = 1.852,132 gr beklenen
sistem 1.863,124 → FARK +10,992 gr
KART kayıt 43.830 = POS raporu 43.830 ✓
Farkların çözümü:
- −60 TL nakit: 60 TL'lik kırtasiye fişi kasa hareketine yazılmamış; gider olarak işlenince kasa kapanır. Bu büyüklük, tek bir yazılmamış küçük ödemenin klasik imzasıdır.
- +10,992 gr has: Rakam, tamire alınan emanet bileziğin has karşılığına birebir eşit: emanet mal yanlışlıkla stok girişi yapılmış. Kayıt emanete taşınınca sistem 1.852,132 gr'a döner.
Günün gerçek sonucu: net has değişimi 1.852,132 − 1.860,000 = −7,868 gr; dükkân o gün net 7,868 gram has sattı. Kazanç ise işçilik ve adet priminden (3.600 TL) ve fire/makas payından (0,395 × 4.250 = 1.679 TL) oluşur: toplam 5.279 TL.
Ciro 102.430 TL, kazanç 5.279 TL. Aradaki fark sattığınız altının maliyetidir. Alış milyemini 0,570 yerine 0,578 uygulasaydınız aynı ciroyla kazanç yaklaşık 890 TL azalırdı; kazancın hangi satırda oluştuğunu bu gösterir.
Fark çıktığında ne yapmalı?
Nakit farkı
Küçük farklar (bozukluk seviyesinde) "kasa farkı" kaleminde toplanır. Büyük farklar için:
- Gün içi ödemeleri gözden geçirin (kargo, usta, servis).
- İade ve iptal işlemlerini kontrol edin.
- Kasadan kişisel çekim yapılıp yapılmadığına bakın.
Has farkı
Bu farkı asla "olur böyle şeyler" diye geçmeyin. Sebepleri:
- Emanet kaydedilmemiş: en yaygın sebep.
- Tamire giden mal düşülmemiş.
- Ayar yanlış girilmiş: gram tutar, has tutmaz. Bu, farkın imzasıdır.
- Takasın bir tarafı yazılmamış.
Fark tanı tablosu
| Belirti | En olası sebep | Nereye bakılır |
|---|---|---|
| Fark bir kalemin has karşılığına tam eşit | Kalem yanlış listede (emanet ↔ stok) | Emanet ve tamir girişleri |
| Gram doğru, has yüksek | Ayar yüksek girilmiş | Alış fişlerinin milyem kolonu |
| Has doğru, gram düşük | Tartım hatası, eksik sayım | Vitrin sayım listesi |
| Nakit eksik, kart fazla | Nakit tahsilat kart kaydedilmiş | Aynı tutarlı satış kaydı |
| Nakit fazla, has eksik | Satış kaydı girilmemiş | POS'taki fazladan fiş |
| Fark hep aynı yönde birikiyor | Sistematik hata (sabit gider, prim) | Tekrarlayan gün içi ödemeler |
| Fark tek kişinin vardiyasında | Kayıt disiplini ya da yetki | Personel yetkileri |
Fark bir tutar değil, bir imzadır: hangi ayakta ve hangi yönde çıktığı sebebi söyler.
Kenar durumlar: kural ne zaman farklı işler?
Yukarıdaki denklemler normal bir satış gününü tarif eder. Şu durumlarda kapanış farklı yürür:
| Durum | Kapanışta ne değişir |
|---|---|
| Has fiyatı gün içinde sert oynadı | Kayıtlar işlem anındaki fiyatla sabittir; gün sonunda toptan yeniden değerleme yaparsanız alım-satım kârı ile değerleme farkı karışır. |
| Kasada döviz de var | TL'ye çevirip tek kasa yapmayın; her birim kendi cinsinden sayılır, çevrim yalnız raporda yapılır. |
| Faturalı satışta hata bulundu | Geriye dönük düzeltilmez; düzeltme iptal/iade yoluyla yürür (neden kilitlenir). |
| Birden fazla şube var | Kapanış şube bazında yapılır; şubeler arası sevk tek taraflı kalırsa biri fazla, diğeri eksik görünür. |
| Cumartesi/tatil arifesi | POS tahsilatı hesaba ertesi iş günü düşer; kapanışta POS raporu esastır. |
| Vardiya ortasında devir | Ara sayım yapılır, iki kişi imzalar. Yoksa fark iki vardiyaya dağılır. |
| Aynı müşteri parçalı işlem yaptı | Müşteri bazında toplama bakılır (aşağıdaki not). |
Sık yapılan hatalar
- Kapanışı sisteme bakarak yapmak. Ekrandaki rakamı önce görürseniz sayımı bilinçsizce ona uydurursunuz. Doğru sıra: say, yaz, sonra karşılaştır.
- Farkı "düzeltme fişi" ile kapatmak. Sebebi aranmadan atılan düzeltme, sorunu ertesi gün aynı büyüklükte geri getirir; artık iki hatanız vardır.
- Emaneti stoğa yazmak. Örnekteki 10,992 gr tam olarak budur. Ay sonunda "stokum var ama satacak malım yok" tablosunu üretir.
- Tamire gideni düşmemek. Mal dükkânda değildir, sayımda her gün aynı eksiği verir. İki hafta sonra kimse o farkın tamirden geldiğini hatırlamaz.
- Hurdayı etiket milyemiyle kaydetmek. Ödenen milyem ile gerçek has içeriği farklıdır; eşitlerseniz fire payınız kârda hiç görünmez (hurda alımı ve fire).
- Kasadan kişisel çekimi yazmamak. "Sonra koyarım" denen tutar ertesi gün gerçek bir hata sanılıp saatlerce aranır.
- Kart iptalini yalnız POS'ta yapmak. Satış kaydı duruyorsa stok düşmüş, para gelmemiştir; hem ciro hem stok yanlış olur.
- Kapanışı haftada bir yapmak. Beş günlük fark 200'den fazla kaleme dağılmıştır; aynı fark tek günde 25 kalem içinde aranır.
Tezgâh seviyesinde: kapanışı kim, nasıl yapar?
Kapanış bir rapor işi değil, el alışkanlığıdır:
- Sabit saat. Kepenkten 15 dakika önce yeni satış almayı bırakın; sayım sırasında gelen tek satış tüm sayımı geçersiz kılar.
- Sayan ile kaydeden ayrı olsun. Sayımı çalışan yapar, karşılaştırmayı işletme sahibi.
- Vitrin sayımı dönüşümlü olsun. Her akşam tüm vitrini tartmak gerçekçi değildir; beşe bölerseniz fark en fazla beş gün geriye gider.
- Fark defteri tutun. Tarih, ayak, tutar, bulunan sebep. Üç hafta sonra bu defter hangi hatanın tekrarladığını söyler; tek tek kapanışlar söyleyemez.
- Kapanış çıktısını saklayın. Sonraki bir mutabakat tartışmasında elinizdeki tek tarihli kanıt odur.
Kapanışın hızlanması adımların azalmasından değil, sıranın hiç değişmemesinden gelir.
Ay sonu ve dönem kapanışı
Günlük kapanış rutine oturduğunda ay sonu neredeyse kendiliğinden gelir. Ay sonunda ek olarak bakılması gerekenler:
- Açık emanet toplamı: uzun süredir açık kalemler için müşteri araması.
- Vadesi geçen borçlar: yaşlandırma raporu.
- Cari mutabakatlar: en çok çalışılan tedarikçilerle. Cari hesap yazımıza bakın.
- Net has pozisyonu: stok + alacak − borç.
- Yavaş dönen stok: 6 aydır satılmayan kalemler.
Avantajları
- Aynı gün kapanış, farkı bulunabilir kılar
- Üç ayağın ayrı kontrolü hatanın kaynağını daraltır
- Net has değişimi fiyattan bağımsız performans ölçer
- 15 dakikalık rutin, ay sonunda saatler kazandırır
Dikkat edilmesi gerekenler
- Kapanışı ertesi güne bırakmak izleri siler
- Yalnızca nakit saymak has kaçaklarını gizler
- POS mutabakatını atlamak ay sonunda çözülemeyen fark üretir
- Farkı düzeltip sebebini aramamak sorunu tekrar ettirir
Nereden başlamalı?
Yarın akşam kapanırken üç rakamı bir kâğıda yazın: kasadaki nakit, günün net has değişimi, açık emanet sayısı. Bir hafta boyunca bunu yapmak, hangi noktada kayıt kaçtığını size gösterir.
Bu üç rakamı elle hesaplamak yerine otomatik almak isterseniz kuyumcu programı rehberimize, has-TL çevrimleri için hesaplama aracımıza, elinizdeki has pozisyonunu takip etmek için portföy sayfamıza göz atabilirsiniz.
Saray Altın panelinde satış, alış, emanet, borç defteri ve finansal işlem geçmişi aynı hesapta tutulduğu için üç ayağın rakamları akşam defterden toplanmaz, kayıt anında oluşur. Kapanışın kısalmasının sebebi budur: iş akşam değil, gün içinde yapılmıştır.