Kuyumcu programının müşteri tarafı

Kuyumcu Cari Takip ve Müşteri Yönetimi

Müşteri kartı, kimlik doğrulamalı kayıt, emanet teslimatı, has gram üzerinden borç defteri ve takas. Dükkândaki müşteri ilişkisinin tamamı tek yerde durur. Bu sayfa Saray Altın kuyumcu programının müşteri tarafını anlatır.

Programın tamamına kuyumcu programı sayfasından bakabilir, konunun genel anlatımı için kuyumcu cari hesap takibi rehberini okuyabilirsiniz.

Kuyumcuda cari takip neden dört ayrı deftere yayılır?

Bir müşteriyle olan ilişki tek bir TL rakamına sığmaz: aynı kişiye hem satış yaparsınız, hem ondan emanet alırsınız, hem gram cinsinden borçlanırsınız.

Klasik bir ön muhasebe programında cari hesap tek yönlüdür: müşterinin borcu artar, ödeme geldikçe azalır. Kuyumcuda böyle işlemez. Aynı müşteri sabah 22 ayar bilezik alır, öğleden sonra tamir için yüzük bırakır, ertesi hafta size 20 gram has borçlanır ve ay sonunda elindeki eski takıyı yenisiyle takas eder. Bu dört olayın birimi bile aynı değildir: biri lira, biri adet, biri gram.

Saray Altın bu yüzden müşteriyi tek bir bakiye satırına sıkıştırmaz. Panelde sekmenin adı Müşteri’dir ve müşteri kartı; satış, alış, emanet, borç ve takas kayıtlarının ortak bağlantı noktasıdır. Her kayıt türü kendi ekranında kendi biriminde durur, müşteri kartından ise hepsinin izine ulaşırsınız.

Kayıtlar telefonun ya da bilgisayarın kendi hafızasında değil, merkezdeki sunucuda tutulur. Hiçbir cihaz defterin kendisine doğrudan yazamaz; her kayıt önce üyelik ve yetki kontrolünden geçer. Aynı şirkete bağlı telefon, tablet ve bilgisayar aynı veriyi canlı görür.

Müşteri kartında hangi bilgiler tutulur?

Müşteri formu sade tutuldu: kuyumcunun gerçekten doldurduğu alanlar var, doldurmadığı alanlar yok.

Alan	Durum	Ekrandaki karşılığı
Müşteri Adı	Zorunlu	Listede ve tüm işlem kayıtlarında görünen ad
TC Kimlik No	İsteğe bağlı	Yalnız rakam kabul eder, en fazla 11 hane
Telefon	İsteğe bağlı	Müşteri listesinde ayrı kolon
E-posta	İsteğe bağlı	Müşteri listesinde ayrı kolon
Adres	İsteğe bağlı	Geniş metin alanı
Notlar	İsteğe bağlı	Müşteriye özel serbest not

Müşteri listesinde, müşteri formunda ve kayıtlarda hep aynı alanları görürsünüz; ekrandan ekrana değişmez.

Arama kutusu tek bir alana bakmaz. Kutunun içindeki yazı bunu açıkça söyler: “Müşteri ara... (TC, Tel, İsim-Soyisim vs.)”. Yani kimlik numarasının son hanelerini yazarak da, telefonun bir parçasını yazarak da aynı kişiye ulaşırsınız. Adın nasıl yazıldığını hatırlamak zorunda değilsiniz.

Aynı şirkette aynı TC veya vergi numarasıyla ikinci bir müşteri kartı açılamaz. Kontrol sunucuda yapıldığı için mobil uygulamadan da web panelinden de aynı uyarıyı alırsınız: “Bu TC/VKN ile kayıtlı bir müşteri zaten var.” Böylece aynı kişinin iki karta bölünüp geçmişinin ikiye ayrılması engellenir.

Müşteri kartını açınca ne görürsünüz?

Karta dokunduğunuzda o müşteriyle yaptığınız her şey tek ekranda toplanır.

Üstte iki özet kutusu: Toplam Satış ve Toplam Alış tutarı ayrı ayrı gösterilir.
Altında İşlemler listesi; Tümü, Satış ve Alış filtreleriyle daraltılır.
Her satırda ürün adı, tarih ve tutar bulunur; kayıt üzerinden ayrıntıya inilir.
Emanetler bölümünde o müşteriye ait emanetler listelenir; hâlâ emanette olanlar üstte durur.
Kayıt oluşturan kişi “İşlem Yapan” olarak saklanır, sonradan değiştirilemez.

Toplamların ayrı durması bilinçli bir tercihtir. Bir müşteriye 80.000 ₺ satış yapıp ondan 60.000 ₺ hurda almışsanız, bunu “20.000 ₺ alacak” diye tek satıra indirmek kuyumcuda yanıltıcı olur: iki işlem farklı günlerin altın fiyatıyla gerçekleşmiştir. Gram cinsinden süregelen bir alacak-borç ilişkisi varsa doğru yer borç defteridir.

Kaydı olan müşteri silinemez

Küçük görünen ama defterin bütünlüğünü ayakta tutan kısıt.

Bir müşterinin alım-satım, emanet, borç veya takas kaydı varsa o müşteri kartı silinemez. Silme düğmesi grileşir ve üzerine gelindiğinde sebebi yazar: “Alım-satım, emanet, borç veya takas kaydı olan müşteri silinemez.”

Bu kontrol yalnızca ekranda değil sunucuda da vardır. Yani kayıt gerçekten silinmez; ekrandaki uyarı sadece işi baştan söyler. Sebebi basit: geçmişteki bir satışın kime yapıldığı, hangi emanetin kime ait olduğu sonradan boşluğa düşerse defterin tamamı güvenilirliğini kaybeder. Müşteriyi listeden çıkarmak yerine kartı düzenleyip notunu güncellemek doğru yaklaşımdır.

Kimlik doğrulama ve imzalı KVKK beyanı

Müşteri formunun üstünde, isteğe bağlı bir kimlik doğrulama bölümü var.

Kimliğin ön ve arka yüzünün fotoğrafı çekilir; ekran net, parlamasız ve düz açıdan çekmeyi hatırlatır.
Ad, soyad ve TC kimlik no alanlarını elle doldurursunuz; kimliği okuyup alanları kendiliğinden dolduran bir özellik yoktur.
KVKK aydınlatma ve açık rıza metni gösterilir, müşteri onaylar.
İmza doğrudan ekrana parmakla atılır; yanlış giden imza temizlenip yeniden atılabilir.
“Beyanı Oluştur ve Tamamla” denince PDF beyan üretilip kayda bağlanır.
Doğrulanmış müşteride “Kimlik Doğrulandı” rozeti ile “Beyanı İndir” ve “Yeniden Doğrula” seçenekleri çıkar.

Dürüst olalım: doğrulama kamera ister. Kamerası olmayan tipik bir masaüstü bilgisayarda düğme hiç çıkmaz, yerine bilgi notu görünür: “Kimlik doğrulama için kameralı bir cihaz gerekir. Telefonunuzun tarayıcısından giriş yaparak doğrulayabilirsiniz.” Dükkânda tezgâh üstü bir bilgisayar kullanıyorsanız doğrulamayı telefondan yapmanız gerekir; müşteri kartının geri kalanı masaüstünde sorunsuz açılır.

Bu bölümün varlık sebebi mevzuattır. Belirli tutarın üzerindeki işlemlerde kimlik tespiti zorunludur; eşiğin ne olduğu ve hangi bilgilerin alınması gerektiği kuyumcuda kimlik tespiti yazısında anlatılıyor. Kimlik fotoğrafı ve imzalı beyan kişisel veri olduğu için KVKK yükümlülüklerinizi de gözden geçirmenizde fayda var. Doğrulama bölümü isteğe bağlıdır; kullanmadan da müşteri kaydı açabilirsiniz.

Emanet takibi ve parça parça teslimat

Müşteriden alınan ürün emanet olarak kaydedilir; teslimat tek seferde de, parça parça da yapılabilir.

Müşteri adı zorunlu

Emanet kaydında müşteri boş bırakılamaz. Satıştan farkı budur: kimin emaneti olduğu belirsiz kalamaz.

Kısmi teslimat

Her emanete ayrı ayrı teslimat eklenir. Girilen miktar kalanı aşarsa kayıt kabul edilmez, uyarı çıkar.

Teslimat geçmişi

Hangi tarihte ne kadar teslim edildiği liste hâlinde durur; yanlış girilen teslimat geri alınabilir.

Tümünü Teslim Et

Kalan miktarın tamamını tek hamlede kapatır. Kayıt “Teslim Edilenler” listesine geçer.

İki ayrı liste

Emanette olanlar ve teslim edilenler ayrı listelerde durur; kalan miktar her kartta görünür.

Stoğu etkilemez

Emanet sizin malınız değildir. Ekranda da yazar: bu işlem stoğunuzu etkilemez.

Aynı müşteriden birden fazla parça aldıysanız hepsini ayrı ayrı kaydetmek zorunda değilsiniz: emanet formunda ürünleri alt alta ekleyip tek seferde kaydedersiniz. Listede “Toplu Emanet” satırı olarak tek satırda durur ve teslimatı aynı ekrandan yaparsınız.

Bir sınırı baştan söyleyelim: emanet sekmesinde tarih filtresi yoktur. Emanetler bilinçli olarak tarihe göre daraltılmaz; açık emanetin gözden kaçmaması için hepsi listede kalır. Emanet mantığının ayrıntısı için emanet takibi rehberine bakabilirsiniz.

Borç defteri ve taksitli ödeme

Aldığım Borçlar ve Verdiğim Borçlar ayrı ayrı tutulur; altın borçları has grama çevrilir.

Borç cinsi	Seçilebilen ürünler	Bakiye nasıl tutulur
Altın	8, 10, 14, 18, 21, 22, 24 ayar + çeyrek, yarım, tam, Ata, 5’li Ata ve Gremse (yeni/eski)	Has gram = fiziksel gram × milyem
Gümüş	Gram gümüş	Gram karşılığı korunur
Döviz	ABD Doları, Euro, Sterlin, İsviçre Frangı, Japon Yeni, Kanada Doları, Avustralya Doları, Suudi Riyali	Girdiğiniz para biriminde kalır, altına çevrilmez

Ziynet altınlarının tamamı 916 milyem kabul edilir. Milyem hesabının ayrıntısı için milyem rehberine bakın.

Anaparanın üzerine “Ödenecek (HAS)” olarak fazlalık girilebilir.
Her borca tek tek ödeme eklenir; ödeme geçmişi kayıt altında kalır ve silinebilir.
Kalan bakiye ve ilerleme her ödemede yeniden hesaplanır.
Borcun tamamı ödenince kayıt kapanır ve kart durum değiştirir.
İstenirse ödemeler stoğa yansıtılır: “Ödenenleri stoktan düş” veya “Tahsil edilenleri stoğa ekle”.

Gram cinsinden borç, TL cinsinden borçtan farklı davranır: 20 gram has borcunuz altın fiyatı yükseldiğinde de 20 gram has kalır. Defterin has üzerinden tutulmasının sebebi budur. 22 ayar 100 gramlık bir borç kaydı 91,6 gram has olarak durur ve ödemeler de has karşılığıyla düşülür. Ayrıntısı için taksitli altın borcu rehberine ve milyem hesaplama yazısına göz atabilirsiniz.

Takas nasıl kaydedilir?

Eski takının yenisiyle değişimi tek kayıtta durur: verdikleriniz bir tarafta, aldıklarınız diğer tarafta.

Takas ekranında verilen kalemler ve alınan kalemler ayrı ayrı girilir. Program her iki tarafın has gram karşılığını hesaplar ve aradaki farkı gösterir. Fark nakitle kapatılıyorsa bunu ayrıca işaretlersiniz: nakit farkı siz mi ödediniz, karşı taraf mı?

Verdiğiniz kalemler stoktan düşülebilir, aldıklarınız stoğa eklenebilir; kart üzerinde bunun uygulanıp uygulanmadığı görünür. Böylece takas hem müşteri geçmişine hem stok hareketine aynı anda yazılmış olur. Konunun anlatımı takas işlemi nasıl kaydedilir yazısında; stok tarafı ise stok takip sayfasında anlatılıyor.

Her kaydın izi kalır

Cari takibin işe yaraması için kaydın kim tarafından, ne zaman ve nasıl açıldığının kaybolmaması gerekir.

Satış, alış, emanet ve stok kayıtlarının hepsinde ödeme yöntemi üç seçenekli olarak tutulur: Nakit, EFT/Havale ve Kredi Kartı. Küçük bir alan gibi görünür ama ay sonunda “bu tahsilat nasıl geldi” sorusunun cevabı burada durur. Miktar birimini ise ürüne göre program kendisi seçer: sikke seçtiyseniz adet, gram altın veya hurda seçtiyseniz gram. Yalnızca “Diğer” tipindeki ürünlerde birimi siz seçersiniz.

Kaydı kimin oluşturduğu “İşlem Yapan” alanında yazar ve bu alan sonradan değiştirilemez. Çok kişili bir dükkânda bir emanetin ya da borcun kim tarafından girildiğini sonradan tartışmak zorunda kalmazsınız. Mobil uygulamada ayrıca bildirim vardır: bir çalışan emanet, borç veya takas kaydı oluşturduğunda dükkân sahibine bildirim düşer; bu bildirimleri her kayıt türü için ayrı ayrı kapatabilirsiniz. Web panelinde bildirim yoktur.

Veriler cihazlar arasında canlı akar; telefondan girilen emanet birkaç saniye içinde web panelinde görünür. Şunu da açıkça söyleyelim: satış ve alış tarafında son 90 günün kayıtları ekranda hazır durur, daha eskisini görmek için tarih aralığını değiştirdiğinizde o kayıtlar ayrıca getirilir. Panel internetsiz çalışmaz.

Ekibinizin ne göreceğini siz belirlersiniz

Emanet ve takas ayrı ayrı yetkilendirilir; her çalışan her defteri açamaz.

Çalışan kartındaki izin ekranında emanet yetkisi ve takas yetkisi ayrı ayrı açılıp kapanır; kapalıysa o sekme çalışanın ekranında hiç görünmez. Geçmişi ne kadar görebileceği de üç seçenekle ayarlanır: sadece günlük, sadece aylık veya tüm geçmiş. “Satış / Alış Düzenleme Kısıtı” açıkken çalışan satış ve alış kayıtlarını hiç düzenleyip silemez; kısıt kapalıyken bile yalnızca kendi oluşturduğu kayıtlara ve aynı gün 20:30’a kadar dokunabilir.

Yetki yönetimi web panelinde yapılır; ancak çalışan ekleme yalnızca mobil uygulamadan mümkündür. Davet akışı altı haneli kod ve çift onaylı olarak telefonda tamamlanır. Ayrıntı için personel yetkilendirme rehberine bakın.

Baştan bilmeniz gereken sınırlar

Bir kayıt programını seçerken neyin olmadığını bilmek, neyin olduğunu bilmek kadar önemlidir.

Çek ve senet için ayrı bir bölüm yoktur; vadeli satışı program içinde ayrı bir çek defterinde takip edemezsiniz.
Müşteri kartı tek bir net cari bakiye rakamı üretmez; toplam satış ve toplam alış ayrı durur.
Emanet sekmesinde tarih filtresi yoktur; bu bilinçli bir karardır.
Kimlik doğrulama kamera ister; kamerasız masaüstünde başlatılamaz.
Çalışan ekleme web panelinde değil, yalnızca mobil uygulamada yapılır.
Panel internetsiz çalışmaz; bağlantı yokken kayıtlar bilerek gösterilmez.
Müşteri, emanet, borç ve takas ekranları abonelik gerektirir; abonelik App Store veya Google Play üzerinden alınır.

Sıkça sorulan sorular

Saray Altın’da cari takip hangi ekranlarda tutuluyor?

Panelde sekmenin adı “Müşteri”dir. Bir müşteriyle olan ilişkiniz dört ayrı kayıt türünde tutulur: satış ve alış kayıtları, emanetler, borç defteri kalemleri ve takas kayıtları. Hepsi aynı müşteriye bağlanır; müşteri kartını açtığınızda toplam satış, toplam alış, işlem geçmişi ve o müşteriye bağlı emanetler bir arada görünür.

Müşteri kartında tek bir “cari bakiye” rakamı var mı?

Hayır. Müşteri detayında toplam satış tutarı ve toplam alış tutarı ayrı ayrı gösterilir; ikisi tek bir net bakiyeye indirgenmez. Altın veya döviz cinsinden alacak-borç ilişkisi borç defterinde kendi kaleminde, gram ve has karşılığıyla takip edilir. Bunun sebebi kuyumculukta TL alacağı ile gram alacağının aynı kefeye konamamasıdır.

Kaydı olan bir müşteriyi silebilir miyim?

Hayır. Alım-satım, emanet, borç veya takas kaydı bulunan müşteri silinemez; silme düğmesi pasifleşir ve uyarı gösterilir. Aynı kontrol sunucuda da yapılır, yani başka bir yoldan da silinemez. Geçmiş kayıtların sahipsiz kalmaması için konulmuş bilinçli bir kısıttır.

Kimlik doğrulamayı bilgisayardan yapabilir miyim?

Genelde hayır. Kimlik doğrulama kimliğin ön ve arka yüzünün fotoğrafını gerektirdiği için kameralı bir cihaz şarttır. Kamerası olmayan bir masaüstünde düğme yerine “Kimlik doğrulama için kameralı bir cihaz gerekir” bilgi notu çıkar. Aynı hesapla telefonun tarayıcısından ya da mobil uygulamadan girip doğrulamayı orada tamamlayabilirsiniz.

Altın borcunu gram üzerinden takip edebilir miyim?

Evet. Borç defterinde altın kalemleri ayar veya ziynet türü seçilerek girilir ve tutar has grama çevrilir: fiziksel gram × milyem. 22 ayar 100 gram bir borç 91,6 gram has olarak kaydedilir. Gümüş gram üzerinden, döviz ise girdiğiniz para biriminde tutulur. Her ödeme tek tek eklenir, kalan bakiye kendiliğinden düşer.

Emanet bıraktığım ürünü parça parça teslim edebilir miyim?

Evet. Her emanete ayrı ayrı teslimat eklenebilir, teslimat geçmişi kayıt altında kalır ve yanlış girilen bir teslimat geri alınabilir. Kalan miktarın tamamını kapatmak için “Tümünü Teslim Et” vardır. Emanet kayıtları stok miktarınızı etkilemez; ekranda bu ayrıca belirtilir.

Cari takip için abonelik gerekiyor mu?

Evet. Müşteri, emanet, borç ve takas ekranlarının tamamı kuyumcu yönetim panelinin parçasıdır ve aktif abonelik gerektirir. Abonelik App Store veya Google Play üzerinden alınır; web sitesinden abone olunmaz. Canlı fiyat sayfaları ve altın hesaplama aracı ise üyelik gerektirmeden açıktır.