Çok Şubeli Kuyumcuda Stok ve Kasa Yönetimi

İkinci dükkânı açmak, birinci dükkânın işini ikiye katlamaz, üçe katlar. Çünkü iki şubenin kendi işlerine ek olarak, aralarındaki hareketlerin de yönetilmesi gerekir. Bu yazıda çok şubeli kuyumcuda stok, kasa ve yetki düzenini ele alıyoruz.

Neyin ortak, neyin ayrı olacağı#

Bu ayrım, çok şubeli yapının temelidir:

Müşteri ortak olmalıdır. Bir müşteri A şubesinden alışveriş yapıp B şubesine emanet bırakabilir. Ayrı müşteri veritabanları, aynı kişinin iki farklı bakiyeye sahip olması demektir.

Stok ayrı olmalıdır. Sayım sorumluluğu şubede olduğu için, sayılan malın hangi şubeye ait olduğu net olmalıdır. Stok takibi yazımızda anlattığımız sayım denklemi her şube için ayrı kurulur.

Şubeler arası transfer#

Şubeler arası mal hareketi, dükkân içi bir hareket değildir. İki ayrı stok arasındaki transferdir ve çift taraflı kaydedilmelidir.

Üç aşamalı transfer#

"Yolda" durumu kritiktir. Mal gönderen şubeden çıkmış ama alan şubeye ulaşmamışsa, hiçbir şubenin stoğunda görünmez, ama konsolide toplamda görünmelidir. Bu ara durum tutulmazsa, transfer günlerinde toplam pozisyon eksik çıkar.

Transfer kaydında bulunması gerekenler#

• Gönderen ve alan şube
• Gönderim tarihi ve teslim tarihi
• Kalem listesi (her biri gram, ayar, has ile)
• Gönderen ve teslim alan kişi
• Durum

İşlenmiş örnek: bir transferin konsolide etkisi#

A şubesinden B şubesine 22 ayar bilezik gönderiliyor. Kaydı has üzerinden tutuyoruz; TL karşılığı gün içinde değişir, has miktarı değişmez. 22 ayarın milyemi 0,916'dır (milyem hesaplama).

ADIM 1: Transfer edilen malın has karşılığı
  8 kalem 22 ayar bilezik, toplam gramaj   246,80 gr
  Milyem (22 ayar)                          0,916
  Has karşılığı = 246,80 × 0,916       =  226,069 gr has

ADIM 2: Gönderim anı (transfer "Yolda")
  A şubesi stok has   1.240,50 − 226,07  = 1.014,43 gr
  B şubesi stok has                        688,20 gr   (değişmedi)
  Yolda                                    226,07 gr
  ------------------------------------------------------
  Konsolide has = 1.014,43 + 688,20 + 226,07 = 1.928,70 gr

ADIM 3: Teslim anı (B şube onayladı)
  A şubesi stok has                      1.014,43 gr
  B şubesi stok has   688,20 + 226,07  =   914,27 gr
  Yolda                                      0,00 gr
  ------------------------------------------------------
  Konsolide has = 1.014,43 + 914,27 + 0 = 1.928,70 gr

Dikkat edilecek nokta şu: konsolide toplam üç adımda da 1.928,70 gramdır. Transfer kazanç ya da kayıp değil, yer değiştirmedir. Toplam transfer gününde değişiyorsa kayıtta hata vardır: genellikle "yolda" satırının hiç tutulmaması.

TL karşılığını yalnızca sigorta ve raporlama için hesaplarsınız. Varsayalım ki o günkü has altın fiyatı 4.850 TL/gram olsun (bu tamamen örnek amaçlı bir varsayımdır, güncel fiyat için hesaplama aracımıza bakabilirsiniz):

Yoldaki malın TL karşılığı = 226,07 × 4.850  ≈ 1.096.440 TL
Konsolide stok TL karşılığı = 1.928,70 × 4.850 ≈ 9.354.195 TL

Bu 1.096.440 TL, transfer süresince hiçbir şubenin vitrininde olmayan ama size ait olan değerdir. Taşıma sigortası ya da kurye sorumluluğu konuşulacaksa konuşulacak rakam budur.

Transferde kenar durumlar#

Her mal hareketi "şube transferi" değildir. Kaydı yanlış türe yazmak, hem stoğu hem cariyi bozar:

Bu ayrımlardan en çok karıştırılanı emanet malının taşınmasıdır. Emanet, size ait olmayan müşteri malıdır; taşınırken stoğa girerse konsolide has toplamınız gerçekte olmayan bir miktarla şişer. Emanet takibi yazımızda bu ayrımı ayrıntılı ele aldık.

Ayrı tüzel kişilik durumunda hareket bir satış-alış işlemidir ve belge düzenlenmesi gerekir. Hangi belgenin gerekeceğini mali müşavirinizle netleştirin ve güncel düzenlemeyi GİB üzerinden teyit edin.

Kasa ve gün sonu#

Her şube kendi kasasını kendi kapatır. Gün sonu kapanışı yazımızda anlattığımız üç ayak (nakit, has, kart) şube bazında kontrol edilir.

Konsolide kapanış ise ayrı bir adımdır ve şunları toplar:

Konsolide nakit    = Σ şube nakitleri
Konsolide has      = Σ şube has + yoldaki transferler
Konsolide alacak   = Σ müşteri alacakları (mükerrer kayıt olmadan)
Konsolide borç     = Σ tedarikçi borçları

Mükerrer kayıt riski burada ortaya çıkar: aynı tedarikçiye iki şubenin ayrı ayrı borcu varsa, konsolide raporda tek satırda toplanmalı ama şube kırılımı korunmalıdır. Aynı durum müşteri tarafında da geçerlidir; cari hesap takibi yazımızda tek müşteri-tek bakiye kuralını anlattık.

Şube sayım farkını okumak#

Gün sonu kapanışının çok şubeli yapıdaki karşılığı, beklenen has ile sayılan hasın karşılaştırılmasıdır. Yukarıdaki örnekten devam edelim:

B ŞUBESİ: akşam sayımı
  Sistemdeki beklenen has (teslim sonrası)   914,27 gr
  Fiziki sayımda bulunan has                 911,80 gr
  ---------------------------------------------------
  Fark                                        −2,47 gr
  Varsayımsal TL karşılığı (4.850 TL/gr)  ≈ 11.980 TL

−2,47 gramlık fark tek başına "mal kayboldu" demek değildir. Üç ihtimali sırayla eleyin: (1) gelen transfer teslim onayı verilmeden vitrine konuldu mu, (2) tamir malı stoktan düşülmeden atölyeye gitti mi, (3) hurda alımında fire kaydı eksik mi? Bunu hurda alımı ve fire yazımız ayrıntılandırır. Üçü de değilse fark gerçek açıktır; aynı gün araştırılmalıdır, çünkü ertesi günün hareketleriyle karışınca izlenemez.

Şubeler ve MASAK yükümlülükleri#

Şube ayrımı bir iç organizasyon meselesidir; MASAK yükümlülüğü ise yükümlüye aittir. Bu ikisini karıştırmak, çok şubeli yapıdaki en pahalı hatadır.

Tedbirler Yönetmeliği md.4/1-(k) uyarınca "kıymetli maden, taş veya mücevher alım satımı yapanlar ile bu işlemlere aracılık edenler" yükümlü sayılır. Yükümlülük şube başına değil, yükümlü bazında doğar.

Operasyonel sonuç net: müşteri kaydı ortak olmalıdır. Stok ve kasayı ayırmanızın gerekçesi sorumluluk; müşteriyi ortak tutmanızın gerekçesi bağlantılı işlem toplamının görülebilmesidir.

Şüpheli işlem tarafında ikinci bir incelik var: md.28/2'deki on iş günlük süre, şüphenin oluştuğu tarihten itibaren işler, şubenin merkeze haber vermesiyle değil. Şube üç gün sonra bildirirse kalan süre kısalır; bu yüzden iletim kanalı anlık olmalıdır. Ayrıca bildirimde bulunulduğu, işleme taraf olanlar dâhil hiç kimseye açıklanamaz.

Yetkilendirme şube bazlı olmalı#

Çok şubeli yapıda yetki iki boyutludur: ne yapabilir ve hangi şubede.

Bir şube çalışanının diğer şubenin stoğunu ya da kasasını görmesi gerekmez. Personel yetkilendirme yazımızda rol tasarımını ayrıntılı ele aldık.

Şube performansını karşılaştırmak#

Şubeleri ciro üzerinden karşılaştırmak yanıltıcıdır: konum, müşteri profili ve stok bileşimi farklıdır. Daha anlamlı göstergeler:

• Net has değişimi. Şube ayda kaç gram has kazandırdı?
• Stok devir hızı. Ortalama mal kaç günde satılıyor?
• Ortalama işçilik milyemi. Hangi şube marjı daha iyi koruyor?
• Açık emanet / açık borç oranı. Risk yönetimi göstergesi.
• Sayım farkı. Kayıt disiplininin doğrudan ölçüsü.

Karşılaştırırken stok bileşimini de yanına yazın: külçe ve yatırım altını ağırlıklı şubede işçilik milyemi düşük, devir hızı yüksektir; ziynet ağırlıklı şubede tersi. İkisini aynı hedefe bağlamak doğru çalışan şubeyi cezalandırır.

Sık yapılan hatalar#

1. Transferi tek taraflı kaydetmek. Gönderen şube stoktan düşer, alan şube hiç kaydetmez. Sonuç: konsolide toplam 226 gram eksik görünür, B şubesi malı sattığında stoğu negatife düşer ve ay sonunda hangi rakamın doğru olduğu anlaşılamaz.

2. Transferi TL üzerinden yazmak. Sabah 4.850 TL/gramdan çıkan mal akşam 4.910 TL/gramdan teslim alınırsa, kayıtlarda gerçekte kazanılmamış bir fark oluşur. Yıl boyunca biriken bu farklar kâr tablonuzu bozar.

3. Aynı müşteriyi her şubede yeniden açmak. Müşteri A şubesinde 40 gram alacaklı, B şubesinde 15 gram borçlu görünür. Gerçek pozisyon 25 gram alacaktır ama hiçbir ekranda bu rakam yoktur. Müşteri iki şubede farklı muamele görür.

4. Fiyat ve işçilik listesini şubeye bırakmak. Aynı ürün iki şubede farklı fiyatlanır. Müşteri farkı ilk telefonda öğrenir ve fiyat farkı kadar değil, güven kadar kaybedersiniz. İşçilik fiyatlama yazımız listeyi nasıl kuracağınızı anlatır.

5. Şube müdürüne tüm şubeleri açmak. "Kolay olsun" diye verilen geniş yetki, bir kayıt hatalı olduğunda kimin düzelttiğini bulunamaz hale getirir. Yetki, güven meselesi değil iz sürebilme meselesidir.

6. Ortak kullanıcı hesabı. Üç kişinin tek hesapla çalıştığı şubede sayım farkının kaynağı hiçbir zaman bulunamaz. Her çalışanın kendi hesabı olmadığı sürece hareket kaydı bir şey ifade etmez.

7. Yoldaki malı hiç raporlamamak. Transfer sık yapılıyorsa her gün belli bir has miktarı "kimsenin stoğunda" olur. Yolda satırı yoksa konsolide pozisyonunuz sistematik olarak eksik görünür ve gerçek stok değerinizi bilemezsiniz.

8. Geçmiş veriyi bölmeden şube açmak. Eski kayıtları toptan "merkez" etiketiyle bırakırsanız, açılıştan önceki emanet ve borçların hangi şubeye ait olduğu belirsiz kalır; ilk mutabakat toplantısı saatler sürer.

9. Transferi telefonla onaylayıp kayda geçmemek. "Gönderdim, aldın mı?" "Aldım." Bu konuşma kayıt değildir. Personel değiştiğinde ya da bir kalem eksik çıktığında geriye dönülecek hiçbir iz kalmaz.

Tezgâh seviyesinde: günlük ve haftalık ritim#

Yukarıdaki kuralların hiçbiri, tezgâhta bir alışkanlığa dönüşmediği sürece işe yaramaz. Çok şubeli yapıyı ayakta tutan şey ay sonu raporu değil, günlük küçük ritimdir.

En kritik madde "açık transfer var mı" kontrolüdür. İki günden uzun "yolda" kalan transferde ya alan şube onay vermeyi unutmuştur ya da mal gerçekten kayıptır. Kontrol otuz saniye sürer ve kayıpların çoğunu ilk gün yakalar.

Tezgâhta işleyen üç pratik daha:

• Kalem listesini malla birlikte gönderin. Kâğıt çıktı ya da telefondaki kayıt ekranı fark etmez; teslim alan kişi listeyi elinde tutarak sayar. Hafızadan sayım, eksik kalemi görmez.
• Toplu hareketi tek kayıt olarak girin. Sekiz kalem bileziği tek tek girmek yerine grup kaydı kullanmak hem hızlıdır hem de kalemlerin birlikte gittiğini gösterir. Toplu alış-satış kaydı yazımızda bu mantığı anlattık.
• Faturalı satışı düzeltmeye çalışmayın. Bir şubede fatura kesilmiş satış, artık düzenlenebilir bir kayıt değildir; düzeltme yolu iptal ve yeniden düzenlemedir. Nedenini faturalı satış neden kilitlenir yazısında bulabilirsiniz.

Saray Altın'da çoklu şirket/şube yapısı ve personel yetkilendirmesi bulunur; stok, satış, alış, müşteri, emanet ve borç defteri kayıtları seçili şirket bağlamında tutulur. Veriler bulutta olduğu için ikinci şubedeki kayıt, merkezdeki ekranda aynı hesapla görünür. iOS, Android ve web'de tek hesap mantığını ayrı bir yazıda anlattık. Kendi altın pozisyonunuzu ayrıca izlemek isterseniz portföy takibi sayfasını kullanabilirsiniz.

İkinci şubeden önce hazır olması gerekenler#

1. Kayıt sistemi şube ayrımını desteklemeli. Sonradan eklemek, geçmiş verinin bölünmesi anlamına gelir.
2. Personel yetkilendirmesi kurulmuş olmalı. İkinci şube, ortak hesap alışkanlığını sürdürmenin imkânsız hale geldiği noktadır.
3. Fiyat ve işçilik listesi yazılı olmalı. İki şubede farklı fiyat, müşteri nezdinde güven sorunudur.
4. Transfer prosedürü belirlenmiş olmalı. Kim gönderir, kim teslim alır, kim onaylar.
5. Veri yedekliliği çözülmüş olmalı. Yedekleme yazımıza bakın.

Nereden başlamalı?#

Tek şubeli bir dükkânsanız bile, kayıtlarınızı bugünden şube alanı taşıyacak şekilde tutmak ileride büyük kolaylık sağlar. İkinci şube açıldığında geçmiş verinin nereye ait olduğunu belirlemek zorunda kalmazsınız.

Şube yapısının stok, kasa ve cari tarafıyla nasıl bütünleştiğini kuyumcu programı rehberimizde bulabilirsiniz.

Başlangıç sırası şu: önce her kayda şube alanını doldurun, sonra yetkileri şube kapsamıyla sınırlayın, en son transfer prosedürünü yazıya dökün. Bu üçü tamamsa ikinci şube açılışı bir kurulum işi değil, yalnızca yeni bir kayıt olur.