En iyi kuyumcu programı diye evrensel bir cevap yoktur; doğru soru, programları hangi boyutlarda kıyaslayacağınızdır. Sağlıklı bir karşılaştırma on iki boyutta yapılır ve her boyut kendi test senaryosuyla ölçülür: has bazlı stok, emanet, borç defteri, takas, e-belge, mevzuat kayıtları, denetim izi, personel yetkisi, platform kapsamı, çoklu şube, veri sahipliği ve fiyatlandırma.
Uygulamada karşılaştırma çoğu zaman şöyle yapılıyor: üç ürünün tanıtım sayfası yan yana açılıyor, özellik listeleri okunuyor, en uzun liste kazanıyor. Sorun, bu listelerin aynı kelimeleri farklı anlamlarda kullanmasıdır. "Emanet takibi vardır" cümlesi bir üründe kısmi teslim yapılabilen tam bir modülü, diğerinde serbest bir not alanını anlatabilir; ikisi de aynı satır olarak görünür.
Bu yazı bir ürün listesi değil, bir yöntem yazısıdır: hiçbir ürünü kıyaslayıp sıralamıyoruz. Amacı, hangi çözümü değerlendirirseniz değerlendirin aynı ölçüyü uygulayabilmeniz için tekrarlanabilir bir kıyas çerçevesi ve somut test senaryoları vermektir. Hangi maddelerin sorulacağını listeleyen bir kontrol listesi arıyorsanız kuyumcu programı seçerken 12 kriter yazımız o işi görür; burada anlatılan o maddelerin nasıl ölçüleceğidir.
Kıyaslamanın üç kuralı
Üç kural, sonucu tanıtım kalitesinden bağımsız hâle getirir.
Birinci kural: aynı veri. Her adaya aynı altı kaydı girin: kendi dükkânınızdan bir müşteri, bir stok kalemi, bir emanet, bir taksitli borç, bir satış ve o satışın faturası. Farklı ürünlerde farklı örnek kullanırsanız her ürün kendi güçlü senaryosunda parlar, kıyas anlamını yitirir.
İkinci kural: aynı sıra. Modüller arası bağ ancak zincir kurulduğunda görünür: müşteri açılmadan emanet, stok girilmeden satış, satış olmadan fatura test edilemez. Zincirin koptuğu nokta, o üründeki entegrasyon eksiğinin tam yeridir.
Üçüncü kural: aynı süre. "Bu ürüne bir saat, şuna on dakika baktım" diyerek yapılan kıyas, ürünleri değil kendi sabrınızı ölçer. Aşağıdaki yaklaşık 45 dakikalık protokolü hepsine uygulayın.
On iki kıyas boyutu
Aşağıdaki tablo bu yazının çekirdeğidir: her satırda boyutun neden önemli olduğu, demoda nasıl test edileceği ve hangi cevabın uyarı işareti sayılacağı ayrı ayrı verilmiştir.
| Kıyas boyutu | Neden önemli | Nasıl test edilir | Kötü işaret |
|---|---|---|---|
| Has bazlı stok | Kaydın gerçek değeri gram ve ayardır; TL o günkü fiyatın türevidir | 22 ayar 15,40 gram stok kartı açın, sonra o kalemi satın | Has kayıtta tutulmuyor, yalnızca raporda anlık hesaplanıyor |
| Emanet | Ne stoktur ne satış; ayrı bir kavram olarak modellenmelidir | Üç parça emanet girin, sonra yalnız birini teslim edin | Kısmi teslim yok; emanet kendi stok toplamınıza karışıyor |
| Borç defteri | Altın borcu gram cinsinden sabittir, TL karşılığı değişir | Taksitli borç açın, fiyat değiştikten sonra bakiyeye bakın | Kalan bakiye yalnız TL; gram karşılığı yok |
| Takas | İki yönlü mal hareketi ve farkın tek işlemde kaydı | Müşteriden hurda alıp karşılığında yeni ürün verin | Ayrı bir alış ve ayrı bir satış olarak giriliyor, fark kaydı yok |
| e-Belge ve kontör | Özel matrah uygulaması belgeye taşınmak zorundadır | Test faturası kesin, PDF'i açın, iptal akışını deneyin | Fatura tipi seçilemiyor; iptal yalnız sağlayıcı panelinden |
| Mevzuat kayıtları | Kimlik tespiti ve saklama yükümlülüğü kayıt düzenine bağlıdır | Kimlik alanları var mı, aynı müşterinin işlem toplamı görünüyor mu | Kimlik bilgisi serbest not alanında, işlemle bağı yok |
| Denetim izi | Kaydı kimin girdiği ve değiştirdiği belli olmalıdır | Bir kayıt girin, düzenleyin, detayında kim ve ne zaman bilgisine bakın | Tek ortak kullanıcı mantığı; değişiklik izi yok |
| Personel yetkisi | Kayıt ekleme ile kaydı silme aynı yetki değildir | Çalışan hesabıyla geçmiş bir kaydı silmeyi deneyin | Yetki tek anahtar: ya hepsi açık ya hepsi kapalı |
| Platform ve çevrimdışı | Tezgâhta telefon, arka ofiste bilgisayar kullanılır | İki cihazdan girin; sonra cihazı uçak moduna alın | Çevrimdışı davranış tanımsız; eski veri güncelmiş gibi görünüyor |
| Çoklu şirket ve şube | Şubeler hem ayrı hem birlikte raporlanabilmelidir | İkinci bir şirket açıp aralarında geçiş yapın | Her şube için ayrı giriş ve ayrı abonelik zorunlu |
| Veri sahipliği | Girdiğiniz veriye erişiminiz çıkış hakkınızdır | Stok ve cari listesini dışa aktarmayı deneyin | Dışa aktarım talep üzerine; biçimi ve süresi belirsiz |
| Fiyatlandırma modeli | İlan edilen rakam nadiren toplam maliyettir | Kullanıcı, şube, kontör ve kurulumu ayrı ayrı sorun | Yayınlanmış fiyat yok, her şey görüşmeye bağlı |
On iki satır eşit ağırlıkta değildir: ilk dördü kuyumculuğa özgü çekirdektir ve eksikliği sonradan telafi edilemez; kalan sekizi işletme profiline göre ağırlık kazanır.
Çekirdek dört boyut: neden pazarlık edilemez?
İlk dört boyutun ortak özelliği, verinin saklanma biçimini belirlemeleridir. Bir program has değerini stok kartında ayrı bir alan olarak tutmuyorsa, o eksiği sonradan ekran ekleyerek kapatamazsınız; geçmiş kayıtlarınızda o bilgi hiç yoktur. Dışa aktarma ise bugün yoksa yarın eklenebilir.
Karşılaştırmanın en pratik sonucu budur: veriyi nasıl sakladığı yapısaldır, nasıl gösterdiği düzeltilebilir. Puan verirken bu iki grubu karıştırmayın.
Borç defteri: has mı, TL mi?
Çekirdek boyutlar içinde en çok atlanan ve sonucu en somut olan başlık budur. Taksitli altın borcunda borcun kendisi gram cinsinden sabittir; TL karşılığı her gün değişir. Program borcu TL'ye sabitliyorsa, fiyat yükselirken alacağınız gram cinsinden erir.
Aşağıdaki örnek temsilidir ve örnek fiyatlarla kurulmuştur; güncel fiyat iddiası taşımaz.
Müşteriye 50,00 gram 22 ayar bilezik üç eşit taksitle satılıyor:
Ürün : 22 ayar bilezik, 50,00 gram
Milyem (22) : 0,916
Has karşılığı : 50,00 × 0,916 = 45,80 gram has
Taksit sayısı : 3
Taksit başına : 45,80 ÷ 3 = 15,2667 gram has
Örnek gram has fiyatları (temsili):
Gün 0 : 4.000 TL
Gün 45 : 4.300 TL
Gün 90 : 4.600 TL
Şimdi aynı borcu iki farklı programa girdiğinizi düşünün.
| Taksit | Örnek fiyat | TL bazlı program tahsilatı | Has karşılığı | Has bazlı program tahsilatı |
|---|---|---|---|---|
| 1 (gün 0) | 4.000 TL | 61.066,67 TL | 15,2667 g | 61.066,67 TL |
| 2 (gün 45) | 4.300 TL | 61.066,67 TL | 14,2016 g | 65.646,67 TL |
| 3 (gün 90) | 4.600 TL | 61.066,67 TL | 13,2754 g | 70.226,67 TL |
| Toplam | - | 183.200,00 TL | 42,7437 g | 196.940,01 TL |
TL bazlı programda borç ilk gün 45,80 × 4.000 = 183.200 TL olarak sabitlenmiş, taksitler bu tutarın üçe bölünmesiyle üretilmiştir. Tahsilat tamamlandığında kasaya 183.200 TL girer; ancak bu paranın karşılığı 42,74 gram hastır. Oysa satılan malın has karşılığı 45,80 gramdı.
Borcun has karşılığı : 45,80 gram
TL bazlı tahsilatın karşılığı: 42,74 gram
Fark : 3,06 gram has
TL cinsinden fark: 196.940,01 − 183.200,00 = 13.740,01 TL
Tek müşteride, üç ayda 3,06 gram has fark. Dükkânda on beş açık taksitli borç varsa bu farkın yıllık toplamı, kıyasladığınız iki programın abonelik farkının kat kat üzerine çıkar. Ayrıntı: kuyumcu borç defteri ve taksitli altın borcu.
Belge, mevzuat ve denetim izi boyutları
Kuyumcuda e-belge tarafı genel e-Fatura ve e-Arşiv düzenine tabidir. Buna karşılık altından mamul veya altın ihtiva eden ziynet eşyası ile sikke altın tesliminde matrah, külçe altın bedeli düşüldükten sonra kalan tutardır (3065 sayılı KDV Kanunu md. 23/e). Bu nedenle sorulacak soru "fatura kesiyor mu" değil, özel matrahı belgeye doğru taşıyor mu olmalıdır.
Kontörde kıyas ölçüsü fiyat değil, neyin kontör yaktığıdır. İki çözümden biri yalnızca gönderilen belgede kontör tüketirken diğeri gelen belgede de tüketebilir. Ayda kaç fatura kestiğinizi ve kaç fatura aldığınızı yazıp her adaya bu iki sayı üzerinden fiyat verdirin.
Mevzuat kayıtlarında ölçülecek şey, programın mevzuatı sizin yerinize bilmesi değil, kaydın ilişkilendirilebilir olmasıdır. Kimlik bilgileri serbest bir not alanına yazılıyor ve hangi işleme dayanak olduğu görünmüyorsa, o kayıt ibraz anında işinize yaramaz. Kimlik tespitinin parasal eşiği ve saklama süreleri dönem dönem güncellendiği için, güncel tutar ve süreleri masak.hmb.gov.tr üzerinden teyit edin.
Denetim izi ile personel yetkisi çoğu kıyasta tek satıra sıkışır, oysa iki ayrı sorudur:
- Denetim izi: kaydı kim girdi, kim değiştirdi, ne zaman? Kayıt detayında görünüyor mu?
- Yetki: çalışan hangi işlemi yapabilir? Yetki tek bir anahtar mı, yoksa işlem türüne göre ayrı ayrı mı verilebiliyor?
İkincide beklenen cevap, yetkinin parçalı olmasıdır: satış girme, geçmişi görme, stok bilgisini görme, fatura kesme, emanet alma ve takas yapma ayrı ayrı ayarlanabilmelidir. Tek anahtarlı yapılarda ya çalışana fazla yetki verirsiniz ya da her işlemde patronun telefonu çalar.
Erişim, süreklilik ve çıkış boyutları
Platform kapsamı ve çevrimdışı davranış
Kuyumcuda kullanım iki noktada olur: tezgâhta telefon, arka ofiste bilgisayar. Bu yüzden soru "mobil uygulaması var mı" değil, aynı hesabın farklı cihazlarda aynı veriyi gösterip göstermediğidir. Test basit: bir cihazdan kayıt girin, diğerinin ekranına bakın. Ayrıntı: iOS, Android ve web'de tek hesap.
Çevrimdışı davranışta kabul edilebilir üç cevap vardır:
- Açıkça engeller: bağlantı yokken kayıt girişini kapatır ve uyarır.
- Kuyruğa alır: kaydı yerelde tutar, bağlantı gelince gönderir ve bildirir.
- Salt okunur açar: veriyi gösterir ama "çevrimdışı, son güncelleme şu saat" uyarısını üstte tutar.
Kabul edilemez olan dördüncüsüdür: sessizce eski veriyi güncelmiş gibi göstermek. Bu durumda elinizde olmayan malı satmaya kalkarsınız. Ayrıntı: kuyumcu programında çevrimdışı çalışma.
Veri sahipliği ve çıkış
Bu, karşılaştırmaların en sessiz ve en pahalı maddesidir. Dört soruyu satın almadan yazılı olarak sorun: kayıtların sahibi kim, hangi listeler makine tarafından okunabilir biçimde dışa aktarılabiliyor, abonelik bittikten sonra veriye ne kadar süre erişilebiliyor, kimin veri sorumlusu kimin veri işleyen olduğu tanımlı mı.
Avantajları
- Dışa aktarımın ürün içinde, kullanıcı tarafından çalıştırılabilir olması
- Dosya biçiminin makine tarafından okunabilir olması (CSV veya Excel gibi)
- Abonelik sonrası erişim süresinin sözleşmede yazılı olması
Dikkat edilmesi gerekenler
- Dışa aktarımın yalnızca talep üzerine, destek ekibi eliyle yapılması
- Yalnızca PDF verilmesi (okunur ama başka sisteme aktarılamaz)
- Yalnızca özet raporun verilip kalem bazlı kayıtların verilmemesi
Yaklaşık 45 dakikalık standart demo protokolü
Her adaya bunu uygulayın. Kronometre tutun; süreyi aşan adımlar da bir bulgudur.
| Adım | Ne yapılır | Neye bakılır | Süre |
|---|---|---|---|
| 1 | Bir müşteri kartı açın | Kimlik alanları hazır mı, sonradan aranabiliyor mu | 3 dk |
| 2 | 22 ayar 15,40 gram stok kalemi girin | Has değeri ayrı alan olarak duruyor mu | 3 dk |
| 3 | Üç parça emanet girin, birini teslim edin | Kısmi teslim var mı, kalan bakiye doğru mu | 7 dk |
| 4 | Üç taksitli bir altın borcu açın | Bakiye has cinsinden mi, TL cinsinden mi izleniyor | 7 dk |
| 5 | 2. adımdaki kalemi satıp faturasını kesin | Has satışa taşındı mı, özel matrah yansıdı mı | 8 dk |
| 6 | Çalışan hesabıyla geçmiş bir kaydı silmeyi deneyin | Yetki parçalı mı, engel açık mesajla mı geliyor | 5 dk |
| 7 | Gün sonu veya finansal özeti açın | 3, 4 ve 5. adımdaki kayıtlar doğru görünüyor mu | 5 dk |
| 8 | Stok ve cari listesini dışa aktarmayı deneyin | Ürün içinden çalışıyor mu, biçimi ne | 5 dk |
Yedinci adım protokolün asıl sınavıdır. Modüller ayrı ayrı çalışıp özet ekranında buluşmuyorsa, o ürün entegre değil yan yana duran ekranlar topluluğudur; bu, Excel ile kuyumcu takibinin neden yetersiz kaldığı sorusuyla aynı sorundur: sekmeler vardır, bağ yoktur.
Puanlama ve ağırlıklandırma
Test bitince her hücreye 0-3 arası puan verin:
| Puan | Anlamı |
|---|---|
| 0 | Boyut ürün içinde hiç yok |
| 1 | Var ama elle telafi gerektiriyor (not alanı, dışarıda hesap) |
| 2 | Var, çalışıyor, ama bir eksiği belirlendi |
| 3 | Test senaryosunu eksiksiz geçti |
Ardından ağırlık verin; ağırlık dükkân profiline göre değişir ve sonucu asıl belirleyen budur. Kural: çekirdek dört boyutta 0 alan ürün, toplam puanı ne olursa olsun elenir. Diğer sekiz boyutta puan × ağırlık toplamı sıralamayı verir.
Fiyatlandırma modellerini kıyaslamak
Fiyat kıyası, ilan edilen aylık rakamların yan yana yazılmasıyla yapılamaz; modeller farklı değişkenlere bağlıdır. Doğru yöntem, kendi kullanım profilinizi sabitleyip her adaya o profil üzerinden fiyat verdirmektir: kaç kullanıcı, kaç şube, ayda kaç fatura, ayda kaç gelen belge. Ardından üç yıllık toplamı hesaplayın; kurulum ve veri aktarım bedellerinin gerçek ağırlığı ancak bu ufukta görülür. Dökümü kuyumcu programı maliyet kalemleri yazımızda ele aldık.
Sık yapılan karşılaştırma hataları
- Özellik listesi saymak. Uzun liste derin modül anlamına gelmez; "emanet takibi vardır" cümlesinin arkasında kısmi teslim yoksa o özellik yarımdır.
- Her ürüne farklı örnek girmek. Tanıtımda gösterilen senaryo, o ürünün en güçlü olduğu senaryodur. Kendi altı kaydınızı girmedikçe ürünleri değil sunumları kıyaslarsınız.
- Yalnızca fiyata bakmak. Aylık farkın tamamı, tek bir yanlış modellenmiş taksitli borçta üç ayda kapanabilir; yukarıdaki örnek tam olarak bunu gösteriyor.
- Çekirdek ile kozmetiği aynı kefeye koymak. Ekran tasarımı sonradan güzelleşir; has değeri tutulmayan bir veri tabanı sonradan düzelmez.
- Çıkış planını atlamak. Girişi kolay, çıkışı belirsiz bir sisteme veri yüklemek, her ay biraz daha pahalıya mal olan bir bağımlılıktır.
- Tek kişilik dükkân için kurumsal cetvel kullanmak. Şube raporlaması olmayan bir ürünü tek şubeli dükkân için elemek, iyi bir adayı gereksiz yere listeden çıkarır.
Dükkân profiline göre hızlı karar tablosu
Aynı on iki boyut, üç profilde üç farklı ağırlık cetveli üretir.
| Dükkân profili | Elemeli boyutlar | Puanlanabilir, telafi edilebilir | Genelde belirleyici değil |
|---|---|---|---|
| Tek kişilik dükkân | Has bazlı stok, emanet, borç defteri, veri sahipliği | e-Belge, takas, mobil erişim, fiyat modeli | Çoklu şube, personel yetkisi, denetim izi |
| 2-5 personelli dükkân | Has bazlı stok, emanet, borç defteri, personel yetkisi, denetim izi | e-Belge, takas, çevrimdışı davranış, dışa aktarma | Çoklu şirket, konsolide şube raporu |
| Çok şubeli işletme | Has bazlı stok, borç defteri, konsolide şube raporu, personel yetkisi, denetim izi, veri sahipliği | e-Belge hacmi ve kontör modeli, emanet, platform kapsamı | Tek kullanıcılı kolaylık, kurulum hızı |
Okunuşu şudur: elemeli sütununda 0 veya 1 puan alan aday, o profil için listeden çıkar. Ortadaki sütunun düşük puanları sıralamayı etkiler ama tek başına eleme sebebi değildir. Sağdaki sütun o profilde karar vermemeli; oradaki eksikler için ek ücret ödemek gereksiz maliyettir.
Bu cetveli kendi ürünümüze de uygulayabilirsiniz; Saray Altın'ın hangi modüllerden oluştuğunu ve neyi kapsadığını Saray Altın nedir, ne işe yarar yazısında ayrıca anlattık.
Nereden başlamalı?
Bugün yapabileceğiniz en somut adım, kendi altı kaydınızı yazmaktır: bir müşteri, bir stok kalemi, bir emanet, bir taksitli borç, bir satış ve bir fatura. Gerçek rakamlarla, dükkânınızdan. Bu altı kayıt hazır olmadan hiçbir demo anlamlı olmaz; hazır olduğunda her demo yarım saatte biter.
İkinci adım, on iki boyutlu puan kâğıdını çıkarmak. Üçüncü adım, aday listesini ikiye indirip her ikisine de aynı protokolü uygulamak. Üçten fazla adayı aynı anda test etmek karşılaştırmayı derinleştirmez, yalnızca hepsini yüzeysel gördürür.
Karar sonrası soruların çoğu geçişle ilgilidir: mevcut kayıtlar nasıl aktarılır, hangi tarihte geçilir, iki sistem paralel yürütülür mü. Cevapları kuyumcu programına geçiş hakkında sık sorulan sorular yazımızda topladık.