Kuyumcu programına geçmeyi düşünen esnafın soruları hemen hemen aynıdır: veri kimin elinde durur, internet giderse ne olur, yıllardır tuttuğum defter çöpe mi gider, yanımdaki çocuk bunu öğrenebilir mi. Bu yazıda o soruları teker teker, süslemeden cevaplıyoruz. Programın yapabildiği kadar yapamadığını da yazıyoruz.
Kısa cevaplar tablosu
Acelesi olanlar için özet:
| Soru | Kısa cevap |
|---|---|
| Verilerim nerede? | Bulut veritabanında; cihazda değil |
| İnternet şart mı? | Evet, kayıt girişi için gerekir |
| Eski defterim? | Saklanır; sadece açık kalemler aktarılır |
| Kurulum ne kadar sürer? | Hesap dakikalar, açılış sayımı bir akşam |
| Kaç kişi kullanır? | Çalışan sayınız kadar; her birine ayrı yetki |
| Personel öğrenir mi? | Günlük kullanımda 3 ekran yeterli |
| Telefon mu bilgisayar mı? | İkisi de; iOS, Android ve tarayıcı |
"Verilerim kimin elinde duracak?"
Bu, en sık sorulan ve en haklı sorudur. Kayıtlarınız cihazın hafızasında değil, bulut veritabanında tutulur. Bunun üç pratik sonucu vardır:
- Telefon kaybı veri kaybı değildir. Yeni cihazdan aynı hesapla girdiğinizde stok, cari, emanet ve satış kayıtlarınız yerindedir.
- Cihaz değiştirmek ayrı bir iş değildir. Aynı hesap iOS, Android ve tarayıcıda çalışır. Dükkândaki bilgisayardan giren de, yolda telefondan bakan da aynı veriyi görür.
- Kayıt kaybı riski cihazdan değil hesaptan gelir. Yani asıl korunması gereken şey şifrenizdir. Cihazınız çalınırsa yapılacak ilk iş şifreyi değiştirmektir.
Verinin güvenliği kadar, hangi veriyi ne kadar süre tuttuğunuz da sizin sorumluluğunuzdadır. Kıymetli maden ticareti yapanlar MASAK yükümlüsüdür ve 5549 sayılı Kanun'un 8. maddesi kimlik tespitine ilişkin belgeler için son işlem tarihinden itibaren sekiz yıllık saklama süresi öngörür:
Son işlem tarihi : 12.03.2026
Saklama süresi : 8 yıl (5549 s. Kanun md. 8)
Saklanacağı tarih: 12.03.2034
Müşteri kimlik verisinin KVKK ile nasıl bağdaştığını KVKK ve kuyumcu müşteri verileri yazısında ele aldık.
"İnternet kesilirse ne olacak?"
Sistem bulut tabanlıdır, kayıt girişi için bağlantı gerekir. Kesinti anında ekranda kayıt açamazsınız. Ama bu pratikte yönetilebilir bir sorundur.
| Durum | Ne yapılır |
|---|---|
| Kısa kesinti (birkaç dakika) | Beklenir; bağlantı gelince kayıt girilir |
| Modem/hat arızası | Telefonun mobil verisi ya da hotspot yedek hat olur |
| Uzun kesinti (yarım gün) | İşlemler kâğıda not edilir, akşam sisteme girilir |
Satışın kendisi zaten durmaz. Para alınır, mal verilir. Duran şey kaydın anlık girilmesidir. Akşam toplu girişte tarih ve tutarları doğru yazdığınız sürece gün sonu kasa kapanışınız tutar.
"Yıllardır tuttuğum defter ne olacak?"
Defteriniz çöpe gitmez ve sisteme baştan sona aktarılmaz. Aktarılması gereken üç şey vardır:
- Açılış stoğu: dükkândaki mal, ayar kırılımıyla
- Açık emanetler: kapanmamış bütün emanet kalemleri
- Açık bakiyeler: müşteri alacakları ve tedarikçi borçları
Kapanmış geçmiş işlemleri aktarmaya çalışmak, geçişi başlamadan bitiren en yaygın hatadır. Onlar defterde kalır; ihtiyaç halinde bakılır. Defteri de silmeyip saklarsınız. Bu, geçiş döneminde ikinci bir güvencedir.
Adım adım takvim için defterden yazılıma geçiş planına bakabilirsiniz.
"Personelim bunu öğrenebilir mi?"
Bu sorunun altında genelde şu kaygı yatar: "Yanımdaki çocuk bilgisayarla arası iyi değil." Günlük kullanımda çalışanın öğrenmesi gereken şey bütün program değil, üç ekrandır:
- Satış: müşteri, mal, gram, ayar, tutar
- Alış: tedarikçiden ya da vatandaştan gelen mal
- Emanet: bırakılan/alınan kalem
Bunların üçü de defterde zaten yazdığı bilgilerdir; değişen tek şey nereye yazdığıdır. Bir çalışanın günlük işi yapabilir hâle gelmesi genellikle birkaç günlük kullanımla olur. Rapor okuma, cari mutabakatı, fatura kesme gibi işler ise zaten sizde kalır.
Burada yetkilendirme devreye girer: çalışan rolündeki kullanıcı kayıt ekleyebilir, ancak düzenleme ve silme yetkisi kısıtlanabilir. Böylece "yanlış tuşa basıp kaydı silmek" korkusu ortadan kalkar. Yanlış giren kayıt sizin onayınızla düzeltilir.
"Vazgeçersem verilerimi alabilir miyim?"
Kayıtlar sizin verinizdir. Hesabınız açık olduğu sürece stok, cari, emanet, borç ve satış geçmişinize erişiminiz devam eder; listeleri ekrandan görüntüleyebilir, raporları alabilirsiniz.
Bunun yanında iki bağımsız kayıt kaynağınız daha olur:
- Kestiğiniz e-Arşiv ve e-Faturaların kaydı GİB tarafında da bulunur. Yani fatura geçmişiniz tek bir yazılıma bağlı değildir.
- Eski defteriniz elinizde durur. Geçiş tarihine kadar olan her şey orada yazılıdır.
Toplu veri çıktısı ya da özel bir aktarım ihtiyacınız varsa bunu iletişim sayfasından iletmeniz gerekir; standart ekranlarda olmayan bir çıktı için talep açmak en doğru yoldur. Yedekleme mantığının nasıl kurulduğunu kuyumcu verilerinin yedeklenmesi yazısında anlattık.
"Kaç günde kurulur?"
Kurulum ile geçişi ayırmak gerekir:
| Aşama | Planlama için kaba tahmin |
|---|---|
| Hesap açma ve şirket bilgileri | Dakikalar |
| Ürün gruplarının belirlenmesi | Yarım gün |
| Açılış sayımı | Bir akşam (kapanış sonrası) |
| Açık emanet ve bakiyelerin girişi | Birkaç gün, parça parça |
| Çift kayıt dönemi | İki hafta |
Yani "kurulum" dakikalar sürer; asıl iş açılış sayımıdır ve o da bir kerelik bir iştir. İlk gün nelerin sırayla yapılacağını ilk gün kurulum rehberinde adım adım listeledik.
"Kaç kişi kullanabilir? İki dükkânım var"
Çoklu şirket ve şube desteği vardır; ikinci dükkânı ayrı bir kayıt seti olarak yönetip aralarında geçiş yapabilirsiniz. Kullanıcı tarafında ise her çalışan için ayrı kullanıcı açılır ve yetkisi ayrı belirlenir. Şube yönetiminin ayrıntısı için çoklu şube yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
Avantajları
- Cihaz bağımsız: iOS, Android ve tarayıcıda aynı hesap
- Cihaz kaybı veri kaybı değil
- Personele sınırlı yetki verilebilir
- Geçişte yalnızca açık kalemler taşınır, geçmiş aktarılmaz
Dikkat edilmesi gerekenler
- Kayıt girişi internet bağlantısı ister
- Açılış sayımı bir akşamlık yoğun iş gerektirir
- Alışkanlık değişimi ilk hafta yavaşlatır
- Tek hesabı herkesle paylaşmak sistemin izlenebilirliğini bitirir
"Geçiş sırasında dükkânı kapatmam gerekir mi?"
Gerekmez. Geçişin tek "durdurucu" adımı açılış sayımıdır ve o da kapanış sonrasına planlanır; sayım sırasında satış olmaması yeterlidir. Geri kalan her şey normal çalışma düzeninin içinde yürür.
Geçiş için sakin bir dönem seçmek yine de işinizi kolaylaştırır. Bayram öncesi ya da düğün sezonunun ortasında başlamak, hem sayımı hem alışkanlık değişimini zorlaştırır.
"Fatura kesmeye başlayınca eski satışlarım ne olacak?"
Geçiş öncesi satışlarınızın belgelendirilmesi, o dönemde hangi belgeyi düzenlediğinize bağlıdır; bu konuda bağlayıcı bir yorum yapmak yerine mali müşavirinize danışmanızı öneririz. Yazılım tarafındaki işleyiş ise nettir: fatura, kesildiği andan itibaren o satışa bağlanır. Faturalı hâle gelen bir satış ise artık düzenlenemez ve silinemez, yani kilitlenir. Bu bir kısıt gibi görünse de aslında belgeyle kaydın birbirinden ayrılmasını engelleyen bir korumadır; nedenini faturalı satış neden kilitlenir yazısında açıkladık.
Pratik sonuç: fatura kesmeden önce satırı iki kez kontrol edin. Yanlış kesilen belgenin iptali ayrı bir süreçtir ve süreye tabidir.
"Ücreti ne kadar?"
Premium abonelik modeli vardır. Güncel koşullar ve size uygun paket için iletişim sayfasından yazmanız en doğrusudur. Burada rakam vermek yerine güncel bilgiyi doğrudan almanızı öneririz.
Nereden başlamalı?
En gerçekçi ilk adım şudur: bu haftanın sonuna bir akşam ayırın ve yalnızca açık emanetlerinizi listeleyin. Bu tek liste, geçişin en zor kısmını halleder ve size sürecin gerçek iş yükü hakkında dürüst bir fikir verir. Gerisi zaten günlük akışın içinde oturur.