Yeni bir kuyumcu programına geçmenin en kritik anı, kurulumun yapıldığı ilk gündür. Bu gün doğru kurgulanırsa sonraki aylarda raporlar tutar, kasa denk gelir, müşteri bakiyeleri güvenilir olur. Yanlış kurgulanırsa — eksik açılış stoğu, hatalı şirket bilgisi, gelişigüzel dağıtılmış personel yetkisi — aylarca sürecek bir düzeltme işine dönüşür. Aşağıda ilk günü saat saat değil ama adım adım planlayan, sonunda bir haftalık kontrol listesi bulunan pratik bir rehber var.

Adım 1: Hesabı açın ve hangi cihazdan çalışacağınıza karar verin#

Saray Altın hesabı iOS, Android ve web tarayıcı üzerinde aynı kullanıcı bilgileriyle çalışır. Veriler cihazda değil bulutta (Firebase) tutulur; yani dükkândaki bilgisayardan girdiğiniz satış, tezgâhtaki telefonda da görünür.

İlk gün için pratik öneri: kurulumu web tarayıcısından yapın. Açılış stoğu girişi çok sayıda satır yazmayı gerektirir ve klavye bu işi telefondan çok daha hızlı bitirir. Günlük operasyona geçtikten sonra tezgâh üstünde telefon veya tablet, arka ofiste tarayıcı kullanmak en yaygın düzendir. Aynı hesabın üç platformda nasıl davrandığını merak ediyorsanız tek hesap, üç platform yazısına göz atabilirsiniz.

Hesabı açarken kullandığınız e-posta adresi işletmenin kalıcı adresi olmalı. Kişisel bir adresle açıp sonradan devretmek yerine, baştan işletmeye ait bir adres kullanmak ileride personel değişikliklerinde sorun çıkarmaz.

Adım 2: Şirket bilgilerini fatura kesecekmiş gibi girin#

Bu adım, ilk günün en çok atlanan ve en pahalıya patlayan adımıdır. "Şimdilik unvanı kısaca yazayım, sonra düzeltirim" demeyin. Şirket bilgileri yalnızca ekranda görünen bir başlık değil; belge düzenlediğinizde faturanın üzerine basılan resmî bilgidir.

En az şunları eksiksiz doldurun:

Birden fazla dükkânınız varsa çoklu şirket ve şube desteğini ilk gün kurun. Sonradan şube eklemek mümkündür ama o ana kadar girilmiş kayıtların hangi şubeye ait olduğunu ayrıştırmak zahmetlidir. Şube kurgusunun detayları için çoklu şube yönetimi yazısı ayrı bir başlık olarak duruyor.

Adım 3: Açılış stoğunu girin#

Açılış stoğu, sistemin "sıfır günü"dür. Buradaki eksik veya fazla, sonraki her raporda taşınır. Bu yüzden hız değil doğruluk önceliklidir.

Vitrini gruplara bölün#

Tüm vitrini tek oturumda saymak yorucudur ve hata üretir. Bunun yerine mantıklı gruplara bölün ve bir grubu bitirmeden diğerine geçmeyin:

1. Bilezik ve künye
2. Alyans ve yüzük
3. Kolye, set ve künye takımları
4. Ziynet (çeyrek, yarım, tam) ve sikke
5. Gümüş ürünler
6. Kasa/emanet dışı ayrı tutulan kalemler

Ziynet gramajlarında tereddüt yaşarsanız çeyrek, yarım, tam altın gramajları yazısı referans olarak elinizin altında dursun.

Her kalem için ne yazacaksınız#

Stok kaydında tutarlılık, isimlendirmeden başlar. İlk gün bir isimlendirme kuralı belirleyin ve ona sadık kalın. Örneğin "Bilezik 22A 15,40 gr" formatı; ayar ve gramajı isimden okunabilir kılar, arama yaparken işinizi kolaylaştırır. "bilezik", "Bilezik(22)", "BLZK 22" gibi üç farklı yazım aynı ürünü üç ayrı kalem gibi gösterir.

Aynı gruptaki çok sayıda kalemi tek tek girmek yerine toplu (sepet) stok girişini kullanın: bir oturumda çok kalemi listeleyip tek kayıtta işleyebilirsiniz. Toplu kayıt mantığının satış ve alış tarafındaki karşılığı için toplu alış ve satış kaydı yazısına bakabilirsiniz.

Has karşılığını kontrol edin#

Açılış stoğunu girerken toplam has karşılığını da bir kenara not edin. Bu, ilk hafta sonundaki kontrolde elinizdeki en güvenilir referans olur. Temsili bir örnek:

22 ayar bilezik   : 340,00 gr × 0,916 = 311,44 gr has
14 ayar kolye     :  85,00 gr × 0,585 =  49,73 gr has
Ziynet çeyrek (18): 18 × 1,75 gr     =  31,50 gr (ayarına göre has'a çevrilir)
----------------------------------------------------
Açılış has toplamı (yaklaşık) : ...

Milyem ve has çevrimi konusunda net değilseniz milyem hesaplama ve has altın nedir yazıları temel kavramları veriyor. Hızlı bir çevrim için altın hesaplama aracını da kullanabilirsiniz.

Adım 4: Müşteri ve tedarikçi kartlarını açın (sadece aktif olanları)#

Bütün defteri baştan sona sisteme geçirmeye çalışmayın. İlk gün yalnızca bakiyesi olan ve son dönemde işlem yapan müşterileri girin. Geri kalanlar zaten ilk işlemlerinde açılacak.

Cari kart açarken bakiye yönünü doğru işaretlemek şart: müşteri size mi borçlu, siz mi ona borçlusunuz. Altın cinsinden borçlar TL karşılığından değil, gram/has üzerinden takip edilmelidir. Taksitli altın, gümüş veya döviz borcunuz varsa bunları borç defterinde tanımlayın; cari hesapla karıştırmayın. Ayrımın gerekçesi için cari hesap takibi ve borç defteri yazılarına bakın.

Ayrıca ödemelerde kullandığınız banka hesaplarını IBAN kayıtlarına girin. Küçük bir adım gibi görünür ama müşteriye IBAN gönderirken elle yazma hatasını tamamen ortadan kaldırır.

Adım 5: Personeli tanımlayın ve yetkiyi kısıtlı başlatın#

Çalışanlarınız varsa ilk gün kendi hesaplarını açın. Ortak tek hesap kullanmak, hangi kaydı kimin girdiğini takip edilemez hâle getirir — ki bu, ilerideki her fark araştırmasında en çok ihtiyaç duyacağınız bilgidir.

Başlangıç için makul bir dağılım: çalışan rolü kayıt ekleyebilir, ancak düzenleme ve silme kısıtlanır. Böylece günlük satış ve alış akışı durmaz, geçmiş veri korunur. Ekip alıştıkça yetkileri genişletebilirsiniz. Rol kurgusunun detayı personel yetkilendirme yazısında.

Adım 6: İlk satışı sistem üzerinden yapın#

Kurulumun bittiğini kanıtlayan tek şey, gerçek bir satışın uçtan uca sistemden geçmesidir. İlk satışta şu zinciri bilinçli olarak takip edin:

1. Müşteriyi seçin veya yeni kart açın
2. Ürünü stoktan seçin (elle yazmayın — stok düşümünün çalıştığını görün)
3. İşçilik ve fiyatı girin
4. Ödeme türünü kaydedin (nakit, EFT/havale, kredi kartı)
5. Kaydı tamamlayın ve stok listesinde ürünün düştüğünü doğrulayın
6. Finansal işlem geçmişinde kaydın göründüğünü kontrol edin

Bu altı adımın hepsi tıkır tıkır işliyorsa kurulum ayaktadır. İşçilik fiyatlamasında kendi standardınızı oturtmak isterseniz işçilik fiyatlama yazısı yaklaşımları karşılaştırıyor.

Kimlik tespiti eşiğini ilk günden konuşun#

Kıymetli maden, taş veya mücevher alım satımı yapanlar MASAK mevzuatı bakımından yükümlü sayılır. Kimlik tespiti; sürekli iş ilişkisi tesisinde tutar gözetmeksizin, işlem tutarı ya da birbiriyle bağlantılı birden fazla işlemin toplam tutarı 185.000 TL veya üzerinde olduğunda ve şüpheli işlem bildirimini gerektiren hâllerde tutar gözetmeksizin yapılır.

Bunu ilk gün gündeme almanızın sebebi şu: kimlik tespiti gereken bir işlemi kaydettikten sonra müşteriye dönüp belge istemek hem zor hem de geç olur. Ekip ilk günden eşiği bilirse, akış doğal işler. Ayrıntı için kimlik tespiti eşiği ve MASAK yükümlülükleri yazıları var. Kimlik doğrulamayı sistem içinden yürütmek isterseniz KYC akışı bunun için tasarlanmıştır (web tarafında kamera gerektirir).

İlk hafta kontrol listesi#

İlk gün kurulumdur; ilk hafta ise kurulumun doğru olduğunun sınavıdır. Aşağıdaki listeyi haftanın sonunda tek tek işaretleyin.

Yedinci günde fark çıkarsa panik yapmayın. Bir haftalık kayıt kümesi küçüktür ve farkın kaynağı genellikle üç yerden birindedir: açılış stoğunda atlanan kalem, emanetteki ürünün stok sanılması, veya iki farklı isimle girilmiş aynı ürün. Üçünü de sırayla eleyin.

Sık yapılan beş ilk gün hatası#

• Defteri paralel tutmaya devam etmek. İki sistemi birlikte yürütmek, ikisinin de güvenilmez olmasıyla biter. Geçiş gününü net belirleyin. Kademeli bir plan istiyorsanız 30 günlük geçiş planı bu işi haftalara böler.
• Açılış stoğunu "yaklaşık" girmek. Yuvarlanmış gramaj, ilk sayımda fark olarak geri döner.
• Test kaydı bırakmak. Deneme amaçlı girilen satış ve müşteriler silinmezse raporları kirletir. Test yaptıysanız aynı gün temizleyin.
• Tek ortak hesap kullanmak. Kimin ne girdiği kaybolur; en çok ihtiyaç duyulduğu anda bilgi yoktur.
• Yedekleme ve erişimi hiç düşünmemek. Veriler bulutta tutulsa da hesap erişiminin kimde olduğu ayrı bir konudur. Veri yedekleme yazısı bu tarafı ele alıyor.

Sonraki adım#

Kurulum bittiğinde sistemin size verdiği asıl kazanç, günlük işin hızlanması değil; ay sonunda soru sorabilir hâle gelmenizdir. Hangi grup daha çok dönüyor, hangi müşterinin bakiyesi büyüyor, işçilik geliriniz gerçekte ne kadar — bunların hepsi ancak temiz bir açılış üzerine kurulur.

Geçiş sürecinde takıldığınız noktalar için geçiş SSS yazısına, aklınıza takılan başka sorular için sıkça sorulan sorular sayfasına bakabilirsiniz.