Kuyumcu programı seçimi, çoğu dükkânda birkaç ekran görüntüsüne ve bir tanıtım görüşmesine bakılarak yapılıyor. Oysa bu karar, önümüzdeki yıllarda stok sayımınızın, cari bakiyelerinizin ve emanet kayıtlarınızın nerede duracağını belirliyor. Yanlış seçimin bedeli abonelik ücreti değil, iki yıl sonra binlerce kaydı elle taşımak zorunda kalmaktır.

Aşağıdaki 12 kriter, ürün adı gözetmeksizin herhangi bir kuyumcu yazılımını değerlendirmek için hazırlanmış tarafsız bir kontrol listesidir. Her maddede "ne sorulmalı" ve "demoda nasıl test edilir" ayrı ayrı verilmiştir.

Değerlendirmeye başlamadan önce#

Kriterlere geçmeden önce kendi ihtiyaç profilinizi yazın: kaç şube, kaç kullanıcı, ayda kaç fatura, kaç açık emanet kaydı. Bu dört sayı olmadan hiçbir karşılaştırma anlamlı olmaz. Çünkü tek kişilik bir dükkân için gereksiz olan bir özellik, üç şubeli bir işletme için pazarlık konusu bile edilemeyecek bir zorunluluktur.

A. Kuyumculuğa özgü çekirdek#

1. Has bazlı çalışma#

Bu listenin tek "pazarlık edilemez" maddesidir. Kuyumcuda bir kaydın gerçek değeri gram ve ayar üzerinden tanımlanır; TL karşılığı o günkü fiyatın türevidir. Program stoğu, borcu ve emaneti has üzerinden tutmuyorsa, altın fiyatı değiştiğinde geçmiş kayıtlarınız birbiriyle konuşmaz hâle gelir.

Demoda şu temsili kaydı girin ve programın has değerini kendisinin taşıyıp taşımadığına bakın:

Deneme kaydı: 22 ayar bilezik
Gram                 : 15,40 g
Milyem (22 ayar)     : 0,916
Has karşılığı        : 15,40 × 0,916 = 14,1064 g

Kontrol edilecek üç nokta:
1) Stok kartında has değeri ayrı bir alan olarak görünüyor mu?
2) Bu kalem satıldığında aynı has değeri satış kaydına taşınıyor mu?
3) Gün sonu raporunda has toplamı, TL toplamından bağımsız veriliyor mu?

Üçünden biri bile "hayır" ise, o program kuyumcu için değil genel perakende için tasarlanmıştır. Konunun ayrıntısı için has altın hesaplaması yazısına bakabilirsiniz.

2. Emanet takibi#

Emanet, kuyumcunun en çok unutulan ve en çok tartışma çıkaran kalemidir: müşteriye ait olan ama sizde duran mal. Muhasebe programlarının çoğunda böyle bir kavram yoktur, çünkü emanet ne stoktur ne satıştır.

Sorulacak sorular: Emanet kaydı müşteri kartına bağlanıyor mu? Kısmi teslim yapılabiliyor mu? Açık emanetler tek ekranda listeleniyor mu? Emanet stok toplamına karışıyor mu (karışmamalı)? Detay için kuyumcuda emanet takibi yazısını inceleyin.

3. Borç defteri#

Taksitli altın borcu, TL borcundan farklı davranır: borç gram/has cinsinden sabittir, TL karşılığı her gün değişir. Program borcu TL'ye sabitleyip taksitleri TL olarak tutuyorsa, defterdeki mantığı bozmuş olur.

Kontrol edin: Borç altın, gümüş ve döviz cinslerinden hangileriyle açılabiliyor? Taksit planı üretilebiliyor mu? Kısmi ödeme kabul ediliyor mu? Kalan bakiye hem has hem güncel TL karşılığıyla mı gösteriliyor?

4. Cari hesap#

Cari; müşteri ve tedarikçi bakiyesinin tek yerde toplandığı hesaptır. Kritik nokta, cari ile emanet ve borcun aynı müşteri kartında buluşmasıdır. Üç ayrı listeye bakıp kafanızdan toplama yapmanız gerekiyorsa, sistem entegre değil sadece yan yana durur.

B. Belge ve mevzuat tarafı#

5. Fatura entegrasyonu#

Kuyumcuda e-belge tarafı, sektöre ayrı bir rejim kurulmaksızın genel e-Fatura/e-Arşiv düzenine tabidir. Buna karşılık altından mamul ziynet eşyası ve sikke altın tesliminde özel matrah uygulaması (3065 sayılı KDV Kanunu md. 23/e) devreye girdiği için, e-belgede fatura tipinin "OZELMATRAH" ve özel matrah kodunun 805 olarak taşınabilmesi gerekir.

Sorulacaklar: e-Arşiv ve e-Fatura ayrı ayrı düzenlenebiliyor mu? Özel matrah alanları destekleniyor mu? Gelen faturalar görülebiliyor mu? İptal akışı program içinden yürütülebiliyor mu? İptal ve itiraz için mevzuatta sınırlı bir süre öngörülmüştür ve bu süre belge tipine göre farklı işler; sürenin kaç gün olduğunu ve ne zaman başladığını değerlendirme sırasında ebelge.gib.gov.tr üzerinden teyit edin. Konunun ayrıntısı için e-Arşiv fatura iptali ve itiraz yazısına bakabilirsiniz.

6. Mevzuat kayıtlarının tutulması#

Kıymetli maden, taş veya mücevher alım satımı yapanlar MASAK mevzuatı bakımından yükümlüdür. İki somut nokta programı doğrudan ilgilendirir:

• Kimlik tespiti: Sürekli iş ilişkisi tesisinde tutar gözetmeksizin; tek işlemde ya da birbiriyle bağlantılı işlemlerin toplamında 185.000 TL ve üzerinde kimlik tespiti gerekir. Programın müşteri kartında kimlik alanlarının bulunması ve bağlantılı işlemleri toplayabilmesi işinizi kolaylaştırır. Ayrıntı: kuyumcuda kimlik tespiti.
• Saklama: MASAK mevzuatı, yükümlülüklere ilişkin belge ve kayıtların uzun bir süre boyunca saklanmasını ve istendiğinde ibraz edilmesini gerektirir; sürenin hangi tarihten başlayacağı belge, defter/kayıt ve kimlik tespiti belgeleri için farklı tanımlanmıştır. Programınızın kayıtları bu süre boyunca erişilebilir tutması gerekir. Ayrıntı: MASAK kayıt saklama süresi.

C. Ekip ve erişim#

7. Personel yetkileri#

Çalışanın kayıt ekleyebilmesi ile kaydı silebilmesi aynı şey değildir. Sağlıklı bir yapıda çalışan satış girer, ancak geçmiş kaydı düzeltmek ya da silmek yönetici onayına bağlıdır. Demoda bir çalışan hesabı açtırın ve o hesapla silme denemesi yapın. Ayrıntı: kuyumcuda personel yetkilendirme.

8. Çoklu cihaz ve çoklu şube#

Tezgâhta telefon, arka ofiste bilgisayar kullanılır. Aynı hesabın farklı cihazlarda aynı veriyi göstermesi, kayıtların cihazda değil merkezde tutulmasını gerektirir. Şube varsa ikinci soru şudur: şubeler ayrı ayrı mı, birlikte mi raporlanabiliyor? Her ikisi de gerekir.

D. Veri güvenliği ve sahipliği#

9. Yedekleme#

"Yedek alınıyor mu?" sorusu yetersizdir. Doğru sorular: Yedek nerede tutuluyor? Ne sıklıkla alınıyor? Geri yükleme denendi mi? Hiç test edilmemiş bir yedek, yedek sayılmaz. Kasadaki bilgisayarın diskine alınan yedek, dükkânda yangın veya hırsızlık hâlinde veriyle birlikte kaybolur.

Yedekleme kurgusunun ayrıntısı için kuyumcu verilerinin yedeklenmesi yazısına bakın.

10. Veri sahipliği ve dışa aktarım#

Bu madde çoğu görüşmede hiç sorulmaz ve en pahalı hatadır. Satın almadan önce yazılı cevap isteyin:

1. Kayıtların sahibi kim? (Sözleşmede açıkça yazmalı.)
2. Stok, cari, satış, alış ve emanet listelerini Excel/CSV olarak dışa aktarabiliyor muyum?
3. Aboneliğim biterse verilerime ne kadar süre erişebilirim?
4. Müşteri kişisel verileri bakımından kimin veri sorumlusu, kimin veri işleyen olduğu tanımlı mı?

Dördüncü madde önemsiz görünür ama KVKK bakımından sonuç doğurur; konuyu KVKK ve kuyumcu müşteri verileri yazısında ele aldık.

E. Ticari koşullar#

11. Destek#

Kuyumcunun destek ihtiyacı mesai saatlerine uymaz; sorun genellikle müşteri karşınızdayken çıkar. Sorun: Destek hangi kanaldan veriliyor (telefon, WhatsApp, e-posta)? Ortalama dönüş süresi nedir? Destek ücrete dâhil mi, ayrı mı? Bunu test etmenin en kolay yolu, satın almadan önce destek hattına bir soru sormak ve dönüş süresini ölçmektir.

12. Eğitim ve maliyet şeffaflığı#

Eğitim tarafında bakılacak şey video sayısı değil, personelinizin bir haftada tek başına satış girebilir hâle gelip gelmediğidir. Maliyet tarafında ise ilan edilen rakam nadiren toplam maliyettir. Aşağıdaki kalemlerin hepsini ayrı ayrı sorun; ayrıntılı döküm için kuyumcu programı maliyet kalemleri yazısına bakabilirsiniz.

Kısa karar özeti#

Bu 12 kriterin hepsi aynı ağırlıkta değildir. Pratikte şu sıralama işe yarar: 1-4 arası maddeler elemeli kriterlerdir; biri eksikse o çözümü listeden çıkarın. 5-10 arası maddeler puanlanabilir; eksikler geçici olarak elle telafi edilebilir. 11-12 ise pazarlık konusudur.

Bu kontrol listesini hangi çözümü değerlendirirseniz değerlendirin kullanabilirsiniz. Saray Altın'ın bu maddeler karşısında nerede durduğunu görmek isterseniz ürün ve modül özetini inceleyebilir, has hesabını hesaplama aracıyla kendiniz deneyebilirsiniz. Sorularınız için iletişim sayfamız açıktır.