Kısa cevap: lisans bedeli olmayan kuyumcu yazılımları vardır, ama gerçekten sıfır maliyetli olan yoktur. Ücretsiz kuyumcu programı ifadesi tek bir şeyi değil, birbirinden çok farklı beş ticari modeli birden örter. Hangisiyle karşı karşıya olduğunuzu ayırt edemezseniz, ödemediğinizi sandığınız bedeli başka bir kalemden ödersiniz.

Bu yazıda o beş modeli tek tek ayırıyoruz; her birinin gerçek maliyetini ve asıl tuzağını gösteriyoruz. Ardından faturada hiç görünmeyen kalemleri, veri sahipliği sorusunu ve ücretsiz sürümün hangi dükkâna yetip nerede yetmediğini ele alıyoruz. Kapanışta, karar vermeden önce yedi gün içinde test etmeniz gereken on somut senaryo var.

Hiçbir yerde fiyat rakamı vermeyeceğiz. Amaç bir seçeneği diğerine tercih ettirmek değil; kendi rakamlarınızla dürüst bir hesap yapabilmeniz.

Ücretsiz kelimesinin beş ayrı anlamı#

Bir çözüm için ücretsiz dendiğinde aşağıdaki beş şeyden biri kastedilir. İlk yapılacak iş, hangisi olduğunu net olarak sormaktır.

Süreli deneme#

En dürüst modeldir, çünkü süresi baştan bellidir. Buradaki tek soru şudur: deneme bittiğinde girdiğim veriye ne oluyor? Üç ihtimal vardır. Veri silinir, veri okunabilir ama düzenlenemez kalır ya da veri dışa aktarılabilir. Üçüncüsü yoksa deneme boyunca harcadığınız mesai geri gelmez.

Kısıtlı sürüm#

Freemium modelde sınır genellikle kayıt sayısı, kullanıcı sayısı, şube sayısı ya da bir modülün tamamı üzerine konur. Kuyumculukta en sık kapatılan modüller fatura, emanet, cari bakiye ve raporlamadır. Sınırın nerede olduğunu değil, sınıra ne zaman çarpacağınızı hesaplayın: aylık kayıt adedinizi bilinen sınıra bölmek yeterlidir.

Tek kullanıcı sürümü#

Kâğıt üzerinde en cazip görünen modeldir çünkü özellikler açıktır. Uygulamada iki sonucu vardır. Birincisi, ikinci kişinin işlemleri gün içinde girilemez, akşama birikir. İkincisi ve daha sinsi olanı, herkes aynı hesabı kullandığı için kaydın kim tarafından girildiği kayıtta görünmez. Kimin ne girdiğini gösteremeyen bir kayıt düzeni, hem iç kontrolde hem denetimde boşluk bırakır.

İlk yıl kampanyası#

Bu aslında ücretsiz değil, ödemesi ertelenmiş bir aboneliktir. Değerlendirirken tek bir soru sorun: on üçüncü ayda geçerli olacak fiyat sözleşmede yazıyor mu, yoksa o günkü liste fiyatı mı uygulanacak? İkincisiyse, kampanya bir indirim değil bir belirsizliktir. Karşılaştırmayı her zaman yirmi dört aylık pencerede yapın; gerekçesini kuyumcu programı maliyet kalemleri yazısında ayrıntılandırdık.

Açık kaynak#

Lisans bedeli gerçekten yoktur ve kod açıktır; bu ciddi bir avantajdır. Ancak kuyumculuk için hazır bir açık kaynak çözüm bulmak zordur: ayar, milyem, has karşılığı, işçilik ve emanet kavramları genel amaçlı ticari yazılımlarda karşılığı olmayan kavramlardır. Genel bir ön muhasebe paketini kuyumculuğa uyarlamak, yazılım geliştirme işidir. Ayrıca e-belge tarafında Gelir İdaresi ile teknik uyum, güncelleme takibi ve sertifika yönetimi tamamen size kalır.

Faturada görünmeyen maliyet kalemleri#

Abonelik satırı sıfır olsa bile aşağıdaki kalemler ortadan kalkmaz. Her biri için sağ sütundaki ölçümü kendi rakamlarınızla yapın.

e-Belge tarafındaki gerçekten ücretsiz yol#

Burada dürüst olmak gerekir: e-belge tarafında resmî ve gerçekten bedelsiz bir yöntem vardır. Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura Portal yöntemini kendi sitesi üzerinden ücretsiz olarak sunduğunu açıkça belirtir; e-Arşiv tarafında da GİB Portal yöntemi bulunur. Ayrıntılar için ebelge.gib.gov.tr adresine bakabilirsiniz.

Ancak bu yöntemin üç sınırı vardır ve üçü de maliyettir:

1. Sertifika şartı. GİB Portal yöntemine başvuru, yetkili kurumlardan alınan mali mühür ya da elektronik imza ile yapılır. Sertifikanın bir bedeli ve geçerlilik süresi vardır; süre dolduğunda yenilenir.
2. Teknik kurulum. Portal, bilgisayara indirilen bir imzalama aracıyla çalışır. Cihaz değişikliğinde bu kurulum tekrarlanır.
3. Kapsam. Portal bir belge düzenleme ekranıdır. Stok düşmez, cari bakiye tutmaz, emanet izlemez, has karşılığı hesaplamaz. Yani e-fatura sorununuzu çözer, kuyumcu programı ihtiyacınızı çözmez.

Kontör mantığının nasıl işlediğini ve hangi işlemde tüketildiğini e-belge kontörü nedir yazısında ayrıca ele aldık. Kontörün ne zaman yandığı sağlayıcıya göre değiştiği için, gelen belgelerin de kontör tüketip tüketmediğini mutlaka sözleşmeden teyit edin.

İşlenmiş örnek: tek kullanıcı kısıtının on iki aylık bedeli#

Temsili bir dükkân üzerinden adım adım hesaplayalım. İki kişi çalışıyor, ücretsiz sürüm tek kullanıcı hesabı veriyor ve aynı anda ikinci kişi giriş yapamıyor. Sonuç, ikinci kişinin işlemlerinin gün içinde değil akşam toplu girilmesidir.

1. Günlük ortalama kayıt (satış + alış + emanet)  : 25 kayıt
2. İkinci kişiye ait pay (yaklaşık %40)           : 10 kayıt/gün
3. Ertelenmiş girişte kayıt başına ek süre
   (fiş bulma, hatırlama, doğrulama)              : 90 saniye
4. Günlük ek süre : 10 × 90 sn                    = 900 sn = 15 dakika
5. Aylık ek süre  : 15 dk × 26 iş günü            = 390 dk = 6,5 saat
6. Yıllık ek süre : 6,5 saat × 12                 = 78 saat

Yılda 78 saat, sekiz saatlik mesaiyle yaklaşık on tam iş gününe karşılık gelir. Bu rakamı kendi saatlik iş gücü değerinizle çarptığınızda ortaya çıkan tutar, çoğu abonelik kaleminin üzerine çıkar. Üstelik bu hesap yalnızca süreyi ölçer; ertelenmiş girişin ürettiği hata payını hiç saymaz.

Hata payı ise doğrudan altına dönüşür. Akşam toplu girişte 22 ayar yerine 18 ayar yazılan tek bir 40 gramlık kalem, has karşılığında şu farkı yaratır:

22 ayar: 40,00 g × 0,916 = 36,640 g has
18 ayar: 40,00 g × 0,750 = 30,000 g has
Fark   :                    6,640 g has

Tek bir yanlış satır, 6,640 gram has farkı demektir. Ayar alanının doğru girilmesi bu yüzden bir tercih değil, kaydın geçerlilik şartıdır.

İkinci örnek: veri taşımanın bedeli#

Ücretsiz sürümden çıkarken ya da ücretsiz sürüme girerken aynı iş tekrarlanır. Temsili bir dükkânda:

Müşteri kartı                     :   380 kayıt
Stok kalemi                       : 1.250 kayıt
Toplam                            : 1.630 kayıt
Kalem başına ortalama giriş süresi:    45 saniye
1.630 × 45 sn = 73.350 sn         = 20,4 saat
Örneklem doğrulama (%10 kontrol)  = + 2,0 saat
Toplam                            ≈ 22,4 saat ≈ 3 iş günü

Kritik nokta şudur: dışa aktarım yoksa bu üç günü iki kez ödersiniz. Bir kez girerken, bir kez de çıkarken. Excel üzerinden gelenler için aktarımın nerede zorlaştığını Excel ile kuyumcu takibi neden yetersiz yazısında ele almıştık.

Ücretsiz sürümde veri kime ait, dışa aktarabilir miyim?#

Bu bölümde dürüst olmak, listedeki her özellikten daha önemlidir. Kaydı siz girdiğiniz için verinin sahibi sizsiniz; bu tartışmalı değildir. Ancak sahiplik ile erişebilirlik farklı şeylerdir. Dışa aktarım kapalıysa veri hukuken sizindir ama pratikte elinizde değildir.

Kayıt olmadan önce, tercihen yazılı olarak sorulacaklar:

1. Müşteri, stok, satış, alış ve fatura kayıtlarımı hangi formatta indirebilirim?
2. Dışa aktarım ücretsiz sürümde de açık mı, yoksa aboneliğe mi bağlı?
3. İndirme kaç dakika/saat sürüyor, adet sınırı var mı?
4. Hesabımı kapatırsam veri ne kadar süre sistemde kalıyor?
5. Verinin fiziksel olarak tutulduğu yer neresi ve yedeği nerede?

İki noktayı ayrıca ayırmak gerekir. Yedekleme ile dışa aktarım aynı şey değildir: yedek, sistem içinde geri dönmenizi sağlar; dışa aktarım, veriyi sistemden bağımsız kullanmanızı. Bir çözümün düzenli yedek alıyor olması, veriyi dışarı verebildiği anlamına gelmez.

İkincisi mevzuat tarafıdır. Kıymetli maden, taş veya mücevher alım satımı yapanlar MASAK bakımından yükümlüdür ve 5549 sayılı Kanun kapsamında belgeler düzenleme tarihinden, defter ve kayıtlar son kayıt tarihinden, kimlik tespitine ilişkin belge ve kayıtlar son işlem tarihinden itibaren sekiz yıl saklanır. Programdan ayrılmak bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz. Ücretsiz bir sürümde iki yıl çalışıp veriyi çıkaramadan hesabı kapatırsanız, ibraz yükümlülüğü sizde kalır ama kayıt sizde kalmaz. Ayrıntı için MASAK kayıt saklama süresi yazısına bakınız.

Ücretsiz sürüm hangi dükkâna yeter, nerede yetmez?#

Cevap ölçeğe değil, işin şekline bağlıdır. Aşağıdaki eşik listesi pratik bir ayrım sağlar.

Alt satıra dikkat edin: sınırın yarısı eşik olarak alınmıştır. Sınıra çarptıktan sonra geçiş planlamak, planlama değil mecburiyettir.

Saray Altın tarafında hangi yüzey ücretsiz, hangisi abonelikli?#

Bu yazının amacı kendi ürünümüzü bedava göstermek değil. Bu yüzden ayrımı olduğu gibi yazıyoruz:

Yani ücretsiz olan kısım bilgi ve hesaplama tarafıdır; işletme kayıtlarını tutan kuyumcu paneli aboneliklidir. Fiyat bilgisi bu yazıda bilinçli olarak yer almıyor, güncel koşullar için iletişim sayfasını kullanabilirsiniz. Kapsamın ayrıntısını ve karşılaştırma kriterlerini kuyumcu programı seçerken 12 kriter yazısında bulabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar#

• Yalnızca aylık ücreti karşılaştırmak. Sıfır ile bir rakamı karşılaştırmak kolaydır ama anlamsızdır. Karşılaştırma birimi yirmi dört aylık toplam olmalıdır ve içinde mesai kalemi bulunmalıdır.
• Demo veriyle test etmek. Hazır örnek kayıtlarla yapılan deneme her üründe iyi görünür. Testi kendi dükkânınızın gerçek bir günüyle yapın: gerçek müşteri, gerçek ayar, gerçek işçilik, gerçek tahsilat.
• Dışa aktarımı en sona bırakmak. Bu soru sözleşme kurulurken sorulur. Ayrılmak istediğiniz gün sorulduğunda pazarlık gücünüz kalmamıştır.
• Ücretsiz sürümü kalıcı çözüm sanmak. Kısıtlı sürümler ürünü tanıtmak için vardır, işletmeyi yıllarca taşımak için değil. Sınıra ne zaman çarpacağınızı baştan hesaplayın.
• e-belge tarafını hesaba katmamak. Program bedelsiz olsa bile mükellefiyet başladığında sertifika, entegratör ve kontör kalemleri devreye girer. Bunlar yazılımdan bağımsız kalemlerdir.
• Tek cihaza bağlı kalmak. Verinin tek bilgisayarda durması, arıza gününde dükkânın kayıt tutamaması demektir. Bu, faturada görünmeyen en pahalı kalemdir.
• Kayıt sorumluluğunu yazılıma devretmek. Yükümlülük işletmenindir. Ücretsiz de olsa ücretli de olsa bu değişmez.

Nereden başlamalı? Yedi günde test edilecek on senaryo#

Hangi modeli değerlendiriyor olursanız olun, karar vermeden önce bir hafta ayırın ve aşağıdaki on senaryoyu sırayla deneyin. Her birine geçti ya da kaldı yazın; yorum yapmayın.

1. Gerçek bir satışı baştan sona girin. Müşteri, gram, ayar, milyem, işçilik ve tahsilat şekli dahil. Eksik alan varsa not edin.
2. Aynı satışı düzeltin, sonra silin. Değişiklik iz bırakıyor mu, yoksa kayıt sessizce mi değişiyor?
3. İkinci bir kullanıcı ekleyin ve iki kişiyle aynı anda kayıt girmeyi deneyin. Çalışıyorsa süre kaybı yoktur.
4. Personel yetkisini kısıtlayın. Çalışan kayıt ekleyebilsin ama silemesin. Bu ayrım yoksa iç kontrol yoktur.
5. Bir emanet kaydı açıp kısmi teslim yapın. Üç parça bırakılıp biri geri alındığında kalan bakiye gram ve has olarak doğru hesaplanıyor mu?
6. Bir cari hesabı açık bakiyeyle bırakın ve ertesi gün tekrar bakın. Bakiye aynı mı, has karşılığı güncelleniyor mu?
7. Fatura akışını sorun. Belge kimin üzerinden gidiyor, kontör kimden alınıyor, gelen belge de tüketiyor mu?
8. Gün sonu kapanışını çalıştırın. Kasa, stok ve emanet birbirini tutuyor mu, fark çıkarsa kaynağını gösterebiliyor musunuz?
9. Verinizi dışa aktarın. Hangi format, kaç dakika, ek ücret var mı? Bu madde kalırsa diğer dokuzu geçse bile karar olumsuzdur.
10. Bağlantıyı kesin, sonra telefondan girin. İnternet gidince ne oluyor, aynı hesapla başka cihazdan aynı veriyi görüyor musunuz?

On maddenin kaçının geçtiği, aylık ücretten çok daha bilgilendiricidir. Geçiş kararı verirseniz süreci haftalara bölen bir plan için defterden yazılıma geçiş 30 günlük plan yazısına, aklınıza takılan pratik sorular için kuyumcu programına geçiş SSS sayfasına bakabilirsiniz.

Özet#

Ücretsiz kuyumcu programı sorusunun dürüst cevabı şudur: bedelsiz lisans vardır, bedelsiz çözüm yoktur. Bedel yalnızca yer değiştirir; abonelik satırından çıkar, mesai, sertifika, kontör, donanım ve veri taşıma satırlarına dağılır. Doğru soru fiyatın ne olduğu değil, bedelin nereye taşındığı ve verinizin her an elinizde olup olmadığıdır. Bu iki sorunun cevabı netse, ücretsizle ücretliyi karşılaştırmak kolaydır.