Kuyumcu tezgâhında gün içinde birbirinden çok farklı alıcılar geçer: vitrinden bilezik alan bir vatandaş, toptancıdan gelen bir mal alımı, kurumsal bir firmanın hediyelik siparişi. Bu işlemlerin hepsi için fatura düzenlersiniz, ancak düzenlediğiniz belgenin tipi her seferinde aynı olmaz. e-Fatura mı yoksa e-Arşiv Fatura mı keseceğiniz, sizin tercihinize değil, karşınızdaki alıcının mükellefiyet durumuna bağlıdır. Bu yazıda iki belge arasındaki farkı, hangisinin ne zaman düzenleneceğini, GİB portalı ile entegratör yöntemleri arasındaki ayrımı ve bunun kuyumcunun günlük iş akışındaki karşılığını somut olarak ele alıyoruz.

İki belge, tek hukuki nitelik#

Önce en yaygın yanlış anlamayı temizleyelim: e-Arşiv Fatura, "daha zayıf" ya da "gayriresmî" bir belge değildir. Her ikisi de Vergi Usul Kanunu anlamında faturadır ve kâğıt fatura ile aynı hükümleri doğurur. Fark, belgenin alıcıya nasıl ulaştığı ve GİB'e nasıl bildirildiği noktasındadır.

e-Fatura, kapalı bir sistemdir. Hem satıcının hem alıcının GİB'in e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekir. Belge, sizin sisteminizden çıkar, GİB altyapısı üzerinden alıcının kutusuna düşer. Alıcı belgeyi sistem içinde görür, kabul eder ya da reddeder. Kâğıt çıktı almanız gerekmez; iletim zaten elektroniktir.

e-Arşiv Fatura ise açık uçludur. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değildir — bir nihai tüketici, kayıtlı olmayan bir mükellef ya da vergi mükellefi olmayan bir kişi olabilir. Belgeyi elektronik ortamda düzenlersiniz, alıcıya kâğıt çıktı olarak ya da elektronik yolla (e-posta, bağlantı, karekod) iletirsiniz; GİB'e ise raporlama yoluyla bildirirsiniz.

Karşılaştırma tablosu#

Kimin e-Fatura kullanması zorunlu?#

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nde kuyumculuk sektörüne özel bir bent, özel bir had ya da bir muafiyet yoktur. Kuyumcular genel rejime tabidir. Genel ciro haddi, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 Milyon TL brüt satış hasılatıdır. Bu haddi aşan mükellef, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır — takvim yılı mükellefleri için pratikte 1 Temmuz.

Kritik nokta şu: e-Fatura zorunluluğu doğan mükellef, aynı süreler içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. e-Arşiv için ayrı bir ciro haddi aranmaz. Yani "ben e-Faturaya geçtim, tezgâh satışlarımı kâğıt keserim" gibi bir seçenek bulunmaz.

e-Arşiv uygulamasına hiç dahil olmayan mükellefler açısından ise tutar kapısı kademeli olarak kaldırıldı. Bilanço esasına göre defter tutanlar için 1/1/2026 tarihinden itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura düzenlenmesi zorunlu hâle geldi. Ticari kazançları basit usulde tespit edilen mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarih 1/1/2027'ye ertelendi; 2026 boyunca onlar için vergiler dahil 3 Bin TL eşiği geçerliliğini koruyor.

Ayrıca Başkanlık, analiz veya inceleme sonucunda riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulduğu mükellefleri faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın yazılı bildirimle ve en az üç ay hazırlık süresi vererek kapsama alma yetkisine sahiptir. Yani "ciromu tutturmadım" demek tek başına bir güvence değildir.

Üç yöntem: portal, entegrasyon, özel entegratör#

Elektronik belge düzenlemenin üç teknik yolu vardır.

GİB Portal. Mükellef, GİB'in kendi ekranlarından mali mühür veya elektronik imza ile giriş yapar ve faturayı elle oluşturur. Maliyeti yoktur ancak her belge için manuel giriş gerekir; günde onlarca satış kesen bir dükkânda pratik değildir. İptal ve itiraz talepleri de yine bu ekranlardan yürütülür.

Entegrasyon. Mükellefin kendi bilgi işlem sistemi doğrudan GİB sistemine bağlanır. Teknik altyapı, sürekli uyum ve bakım gerektirdiğinden büyük ölçekli işletmelerin tercihidir.

Özel entegratör. GİB'den izin almış bir kuruluşun altyapısı üzerinden belge düzenlenir. Kuyumcuların büyük çoğunluğu için pratik olan yol budur: satış kaydı yapılır, belge tipi otomatik belirlenir, XML üretimi, imzalama, iletim ve raporlama arka planda tamamlanır.

Kuyumcunun günlük akışındaki karşılığı#

Teoriden tezgâha inelim. Tipik bir gün şöyle işler:

Vitrinden satış (nihai tüketici). Alıcı kayıtlı kullanıcı olmadığı için e-Arşiv Fatura düzenlenir. Burada kuyumcuya özel bir ayrıntı var: fatura kullanma mecburiyeti haddi 2026 yılı için genel olarak 12.000 TL iken, 514 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği uyarınca işlenmiş kıymetli maden ve kıymetli taşlar ile bunlardan mamul eşya satışlarında bu haddin üç katı — yani 36.000 TL — uygulanır. Haddin altında kalan tutarlarda perakende satış vesikası yeterli olsa da, alıcı isterse fatura düzenlemek zorunludur. Tahsilat tarafında ise tevsik zorunluluğu haddi 30.000 TL'dir; aynı gün aynı kişiyle yapılan işlemlerin toplamı bu haddi aştığında, haddin aşıldığı işlemden itibaren tahsilat ve ödemelerin aracı finansal kurum üzerinden yapılması gerekir.

Kurumsal müşteriye satış. Alıcının VKN'si sorgulanır. Kayıtlıysa e-Fatura düzenlenir ve tutar sınırı aranmaz — satıcı ve alıcının her ikisi de e-Fatura kullanıcısı olduğunda aralarındaki faturaların tamamının e-Fatura olması gerekir.

Toptancıdan mal alımı. Bu kez belgeyi siz düzenlemezsiniz; gelen faturayı takip edersiniz. Gelen kutusundaki belgelerin sekiz günlük itiraz penceresi içinde incelenmesi, e-Fatura tarafında kaçırılmaması gereken bir ritimdir. Bu ritmi gelen kutusu yönetimi yazısında ayrıca ele alıyoruz.

Vatandaştan altın alımı. Karşı taraf belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan biriyse fatura değil gider pusulası gündeme gelir. VUK md. 234 uyarınca gider pusulası, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; bu süre içinde düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır. Ayrıntı için gider pusulası ne zaman düzenlenir yazısına bakabilirsiniz.

Belge tipi doğru ama matrah yanlışsa#

Kuyumcuda e-belge işi, "e-Fatura mı e-Arşiv mi" sorusuyla bitmez. Altından mamul veya altın ihtiva eden ziynet eşyaları ile sikke altınların tesliminde KDV matrahı, KDV Kanunu md. 23/e uyarınca külçe altın bedeli düşüldükten sonra kalan miktardır:

KDV matrahı = Satış bedeli − Has (külçe altın) bedeli

Has bedeli  = BİST'te işlem yapılan son resmî işgününde külçe altın için
              oluşan kapanış fiyatı esas alınarak ve satılan mamulün ayarı
              göz önünde tutularak tespit edilir.

Bunun e-belge tarafındaki karşılığı nettir: fatura tipi (InvoiceTypeCode) OZELMATRAH olmalı, vergi istisna kodu (TaxExemptionReasonCode) ise altın için 805, gümüş için 808 seçilmelidir. Belge tipi doğru seçilmiş ama özel matrah kodu ayarlanmamış bir fatura, teknik olarak hatalı düzenlenmiş olur. Ayrıca imalat/fason işçilik bedelleri, KDV Genel Uygulama Tebliği'nin ilgili bölümü uyarınca ayrıca KDV'ye tabidir. Konunun tamamı için altın satışında özel matrah yazısına bakın.

Hata olursa: iptal ve itiraz#

Yanlış kesilen bir belge silinmez; iptal edilir. e-Arşiv Fatura ve e-SMM belgelerinde iptal işlemi, GİB kılavuzunun ifadesiyle belgenin alıcıya iletilme tarihinden itibaren sekiz günlük süre içinde yapılmalıdır. e-Fatura tarafında da aynı sekiz günlük pencere geçerlidir; ticari fatura senaryosunda iptal, sistem içinden ret uygulama yanıtı ile; diğer senaryolarda e-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden yürütülür. Sürelerin, kanalların ve itiraz ile iptal arasındaki farkın ayrıntısı için e-Arşiv fatura iptali ve itiraz yazısına bakabilirsiniz.

Cezai boyut da ihmal edilecek gibi değildir. Elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekirken kâğıt olarak düzenlenen fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu ve serbest meslek makbuzu için VUK md. 353/1 uyarınca özel usulsüzlük cezası kesilir. Ceza, belgeye yazılması gereken tutarın %10'u nispetindedir ve 1/1/2026'dan itibaren her bir belge için 17.000 TL'den az olamaz; bir takvim yılı içinde her bir belge nev'i için kesilecek toplam ceza ise 17.000.000 TL'yi aşamaz. 7524 sayılı Kanunla getirilen düzenleme nedeniyle, aynı belge türünde yıl içinde tekrarlanan tespitlerde ceza tutarı ikinci tespitten itibaren kademeli olarak yükselir. Bu tutarlar her yıl yeniden değerleme oranında güncellendiği için, işlem anında yürürlükteki tebliğ metnine bakmakta fayda vardır.

Kontrol listesi#

• Brüt satış hasılatınızı yıl sonunda kontrol edin; haddi aştığınız yılı izleyen yılın yedinci ayı başına kadar hazırlığı tamamlayın.
• e-Faturaya geçerken e-Arşiv başvurusunu da aynı anda yapın; ikisi ayrı takvimde ilerlemez.
• Mali mühür veya elektronik imza aracının geçerlilik süresini takvime işleyin.
• Satış ekranında alıcı VKN sorgusunun otomatik çalıştığını doğrulayın.
• Fatura düzenleme haddini kuyumculuğa özel üç katlı tutar üzerinden takip edin; genel had ile karıştırmayın.
• Altın ve gümüş satışlarında belge tipinin OZELMATRAH, istisna kodunun 805/808 geldiğini bir örnek belge üzerinde teyit edin.
• Gelen faturaları sekiz günlük pencere kapanmadan inceleyecek bir günlük rutin kurun.
• Kesilen belgelerin PDF'lerine ve iptal işlemine tek ekrandan ulaşabildiğinizden emin olun.

Yazılım tarafında ne değişir?#

Saray Altın'ın kuyumcu panelinde fatura akışı satış kaydından ayrı bir ada değildir. Satışı kaydettiğiniz yerden e-Arşiv veya e-Fatura düzenleyebilir, kesilen belgenin PDF'ini görüntüleyebilir, gerektiğinde iptal edebilir ve gelen faturalar kutusunu takip edebilirsiniz. Elle tarih seçimiyle geçmiş tarihli fatura düzenlemek de mümkündür. Bir satış faturalandığında kayıt kilitlenir — düzenlenemez ve silinemez hâle gelir; bu tasarım tercihinin gerekçesini faturalı satış neden kilitlenir yazısında anlattık. Aynı hesap iOS, Android ve web üzerinde çalıştığı için tezgâhta kesilen belgeye ofisten de erişilir. Diğer kuyumculuk konularına bilgi merkezinden ulaşabilirsiniz.

Özetle: e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki seçim bir tercih değil, alıcının durumunun sonucudur. Doğru kurulmuş bir akışta bu kararı sistem verir; kuyumcunun işi, kararın doğru verildiğini ara ara denetlemek ve iptal ile itiraz pencerelerini kaçırmamaktır.